Le comité de sélection et le système d’évaluation des offres

29 février 2024
Des outils de la FQM pour la confection, la mise à jour et dl'’équilibre du rôle d’évaluation foncière

Par Julie Therrien-Meunier
Coordonnatrice en approvisionnement municipal | Direction de l’ingénierie, des infrastructures et de l’adaptation aux changements climatiques
Fédération québécoise des municipalités

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De manière générale, la mise en concurrence est utilisée pour obtenir le meilleur prix. Lorsqu’un service d’une municipalité détermine un besoin, la demande est transmise aux fournisseurs potentiels, tout en respectant un certain cadre législatif. L’évaluation de la conformité et du coût par rapport à une estimation constitue alors un élément central.

Cependant, la Loi sur les cités et villes et le Code municipal exigent une évaluation de la qualité de l’offre pour les services professionnels lorsque la dépense atteint un certain seuil. Certains services professionnels ou certaines situations sont toutefois exemptés de cette règle, comme le lauréat d’un concours, le camionnage en vrac conclu par l’intermédiaire du titulaire d’un permis de courtage délivré en vertu de la Loi sur les transports, les domaines artistique et culturel, etc.

Normalement, le seuil pour les comités de sélection de services professionnels commence à 25 000 $ pour un appel d’offres sur invitation, mais une municipalité peut décider que le gré à gré est autorisé jusqu’à un montant plus important. C’est lorsqu’il y a un appel d’offres sur invitation ou un appel d’offres public pour services professionnels qu’un système d’évaluation et de pondération doit obligatoirement être utilisé pour que les offres déposées soient évaluées par un comité de sélection. Dans ce cas, il n’y a pas que le prix qui est considéré; la qualité de l’offre de service évaluée sur la base de critères prédéterminés a aussi une valeur dans l’ordre des soumissionnaires qui récoltent le plus de points.

Le comité de sélection

Le conseil doit obligatoirement déléguer par règlement le pouvoir de former un comité de sélection à un fonctionnaire ou à un employé de la municipalité. Aucun membre du conseil municipal ne peut siéger à ce comité et, idéalement, au moins un membre devrait bien connaître le domaine visé par le contrat. Le comité est formé minimalement de trois membres qui analyseront individuellement les soumissions, en plus du secrétaire. Lors de l’analyse, la comparaison entre chaque soumission doit être évitée : en effet, il faut rester objectif et garder en tête les exigences demandées au devis. Les discussions lors de la rencontre du comité permettent d’échanger sur les raisons du pointage de chacun des membres. Cela permet ainsi une diversité d’avis pour conclure avec un consensus réfléchi.

La fonction du secrétaire consiste à expliquer le rôle et les responsabilités des membres, les informer du processus et des documents à remplir ainsi que d’animer les discussions lors du comité. Le secrétaire doit s’assurer que tous les membres du comité soient sur le même pied d’égalité et que les échanges restent pertinents. D’ailleurs, tout règlement de gestion contractuelle doit contenir un formulaire d’engagement qui s’adresse aux membres du comité et qui prévoit, notamment, l’absence d’un lien ou d’un intérêt direct avec les soumissionnaires, l’obligation d’assurer la confidentialité de leur mandat et de juger les offres de façon impartiale et éthique.

Le système de pondération et d’évaluation

Le système de pondération et d’évaluation des offres peut se faire à une ou deux enveloppes. La particularité du système à deux enveloppes est que le prix reste confidentiel jusqu’à la fin du comité. Ainsi, les prix ne sont pas divulgués lors de l’ouverture comme à l’habitude; seuls les noms des soumissionnaires sont révélés. Si le soumissionnaire a reçu la note de passage de 70 %, alors sa deuxième enveloppe contenant le prix sera ouverte et intégrée à la formule préétablie par la Loi sur les cités et villes et le Code municipal. Si le soumissionnaire n’a pas atteint la note de 70 %, cette deuxième enveloppe lui sera alors retournée sans avoir été ouverte.

Les critères sur lesquels se base l’évaluation des offres sont déterminés par le conseil municipal selon le projet. Il doit y avoir au moins quatre critères en plus du prix et une pondération maximale de 30 points sur 100 pour chacun. En plus de bien expliquer aux soumissionnaires comment seront évalués les critères tels l’expérience, la compréhension du mandat, ou autre, une grille d’analyse doit être fournie au devis, démontrant ainsi le plus de transparence et d’équité possible. Cette grille servira de référence aux membres du comité de sélection dans le pointage qu’ils accorderont à chacun des critères.

Le système d’évaluation à une enveloppe, quant à lui, peut aussi être utilisé dans un autre contexte que les services professionnels. Prenons l’exemple d’un camion ou d’une aire de jeux d’eau. Il est intéressant de déterminer une enveloppe de prix comme premier critère (disons entre 150 000 $ et 200 000 $), puis d’analyser les modalités de livraison, le service d’entretien et la qualité du bien, par exemple. Cependant, il n’est pas possible de déterminer un critère éliminatoire contrairement au système à deux enveloppes. De plus, le système à une enveloppe peut prévoir une période de discussion à la suite de l’ouverture, qui se tiendra individuellement avec chacun des soumissionnaires. Ces discussions permettront de préciser et de clarifier certains paramètres du projet. À noter que ce processus est encadré par certaines règles à respecter et nécessite quelques étapes supplémentaires qui peuvent prendre du temps : cette option est donc plutôt intéressante pour des projets d’envergure.

Finalement, l’intérêt du système de pondération et d’évaluation des offres est l ’analyse multidimensionnelle des soumissions. La valeur n’est pas accordée seulement sur la base du plus bas soumissionnaire conforme. Certains aspects dépendent de la Loi sur les cités et villes et du Code municipal, mais une certaine liberté est accordée aux municipalités dans le choix des critères et du système de fonctionnement. C’est un processus qui demande plus de temps et d’analyse, mais qui permet un classement différent des offres reçues.

La direction de l’ingénierie, des infrastructures et de l’adaptation aux changements climatiques de la Fédération québécoise des municipalités peut vous guider dans la réalisation de cette démarche et vous fournir le secrétaire ou les membres d’un comité de sélection au besoin. Vous pouvez nous joindre à ingenierie@fqm.ca si vous désirez en savoir davantage.