L’impact de l’économie sur les municipalités au Québec est un enjeu étroitement lié à leur fonctionnement. Les services aux citoyen(ne)s varient selon les moyens financiers disponibles, mais il est possible de faire des choix et de mettre en place des stratégies pour en maximiser les retombées. Une bonne planification est essentielle, surtout lorsque le contexte oblige à faire preuve de créativité.
L’inflation a atteint des niveaux records au cours des dernières années. Il faut remonter aux années 1980 pour observer un indice aussi élevé. Cette hausse des prix à la consommation crée une pression sur les finances publiques qui ne se reflète pas nécessairement sur le plan de la taxation et des revenus municipaux. Inévitablement, un des volets à scruter à la loupe est l’approvisionnement.
Des stratégies pour obtenir la meilleure proposition
La réduction des services aux citoyen(ne) s (diminution de la fréquence des collectes de matières résiduelles, gel des embauches, coupures dans le transport collectif, etc.) et l’annulation de certains projets sont devenues une réalité pour plusieurs municipalités. Celles-ci doivent alors prioriser certains dossiers pour en reporter d’autres. Leurs marges de manœuvre étant souvent restreintes, une attention devrait être portée à la production des documents d’appel d’offres ou de demande de prix dans le but de favoriser la mise en concurrence et ainsi obtenir la meilleure proposition.
En proposant aux fournisseurs des modalités profitables pour eux et adaptées au marché, l’organisme municipal s’assure de recevoir le plus d’offres possible. Des spécifications techniques trop restrictives ou des délais trop courts pour soumissionner peuvent restreindre le marché. Il faut s’assurer que les exigences au devis technique sont nécessaires pour répondre adéquatement aux besoins, sinon il vaut mieux laisser la chance aux soumissionnaires de proposer une solution de rechange capable d’atteindre les mêmes résultats à moindre coût.
Dans le même ordre d’idées, lorsque le contexte s’y prête bien, leur laisser une bonne marge de manœuvre pour élaborer leur soumission permet non seulement de recevoir des offres plus réfléchies, mais aussi d’attirer potentiellement plus de soumissionnaires. Effectivement, si l’appel d’offres n’est publié que dans le délai minimum imposé par la loi, il se peut que certains soumissionnaires n’aient pas eu le temps d’en prendre connaissance ou qu’ils jugent le délai trop court et choisissent de ne pas aller plus loin dans le processus.
Des documents trop complexes ou trop chargés peuvent aussi décourager les soumissionnaires. S’ils ne maîtrisent pas bien les démarches administratives ou que celles-ci exigent trop de temps, ils pourraient choisir de concentrer leurs efforts sur des mandats plus simples et accessibles, surtout si c’est un domaine populaire. Il faut donc trouver le bon équilibre entre protéger les intérêts de l’organisme municipal et ne pas surcharger inutilement les clauses contractuelles. La personne responsable de la rédaction du document d’appel d’offres devrait veiller à rendre la lecture facile, les formulaires simples à compléter et à remettre en question les impératifs. Il est bien de veiller aux intérêts de l’adjudicateur, mais il faut tout de même chercher à offrir des conditions avantageuses qui seront intéressantes pour les potentiels soumissionnaires. Un échéancier trop serré pour effectuer les travaux, des couvertures d’assurances inutilement élevées, l’application de pénalités, un manque d’information; ce ne sont là que quelques exemples rédactionnels qui peuvent décourager les fournisseurs ou faire gonfler les prix.
Certaines clauses, quant à elles, peuvent être prévues au contrat pour rendre le mandat plus bénéfique pour les soumissionnaires. Il est notamment possible d’y inclure des clauses d’ajustement lorsque le contrat s’échelonne sur une longue période ou que les coûts sont difficiles à estimer. L’ajustement du prix du carburant ou l’indexation annuelle des prix en sont de bons exemples. De plus, la tenue d’une visite organisée ou la présentation d’un bordereau de prix plus détaillé peuvent aider les soumissionnaires à repérer les postes présentant un risque plus élevé, favorisant ainsi des estimations plus justes et réalistes. Le fait de regrouper des demandes ou d’adjuger par lot pourrait aussi rendre la demande de soumission plus attractive.
Période de validité de la soumission
La période de validité des soumissions est une clause incontournable qui précise la durée pendant laquelle une soumission demeure valide et conserve sa valeur contractuelle. Cela laisse le temps à la municipalité de traiter les soumissions reçues et d’obtenir les approbations nécessaires, comme la résolution du conseil. La période de 90 jours est souvent utilisée; pourtant, ce délai peut représenter un enjeu pour un fournisseur dont les prix sont volatils ou dont la rapidité des transactions est monnaie courante. Si leur produit ou service se fait rapidement réserver, attendre d’avoir la confirmation de la part d’un organisme municipal n’est pas attrayant; la plupart des fournisseurs préféreront une clientèle expéditive. Il faudrait alors chercher à raccourcir la période de validité. Par exemple, calculer la fin de la période d’appel d’offres pour que la date soit proche d’un conseil ou avoir le règlement d’emprunt déjà accordé pourrait permettre de réduire à 30 ou 60 jours la période de validité. Dans la même optique, lancer l’appel d’offres durant une période tranquille pour le marché visé serait une bonne stratégie. En effet, les hausses saisonnières sont une réalité pour plusieurs secteurs.
Période budgétaire
La période de préparation budgétaire bat son plein et c’est le moment idéal pour analyser les stratégies permettant d’atténuer les hausses des tarifs sur les prévisions financières. Le programme triennal d’immobilisations et le budget de fonctionnement établissent d’avance les dépenses à venir et il y a plusieurs moyens d’en tirer avantage. Certains projets devront être repensés, d’autres reportés ou annulés, alors bien planifier et préparer les appels d’offres constitue une approche judicieuse pour assurer une gestion budgétaire rigoureuse. Échanger avec les prestataires de services constitue également une démarche pertinente. Elle permet de se renseigner directement à la source afin de connaître ce qui pourrait avoir un impact sur les coûts. Les estimations, les échéanciers et les conditions pourront alors être revus afin de favoriser un processus plus cohérent et prévisible.
La Direction de l’ingénierie, des infrastructures et de l’adaptation aux changements climatiques de la Fédération québécoise des municipalités peut vous guider dans la réalisation de ces démarches au besoin. Vous pouvez nous joindre à ingenierie@fqm.ca si vous désirez en savoir davantage.
Par Julie Therrien-Meunier, coordonnatrice à l’approvisionnement municipal au Service d’approvisionnement municipal (SAM)
Fédération québécoise des municipalités