Gestion contractuelle : la préparation comme clé de conformité

Julie Therrien-Meunier
Coordonnatrice à l’approvisionnement municipal au Service d’approvisionnement municipal (SAM)
Fédération québécoise des municipalités

M^e Olivier Trudel
Directeur du Service d’assistance juridique et du Service de la formation
Fédération québécoise des municipalités

Les récentes interventions de l’Autorité des marchés publics (AMP), conjuguées à la surveillance plus soutenue qu’elle exerce à l’égard des organismes municipaux, mettent en lumière l’importance d’une préparation rigoureuse en vue de tout processus d’attribution de contrat et renforcent la nécessité d’agir avec prudence dans la conduite de ces démarches.

Consolider ses pratiques

Dans ce contexte, il apparaît essentiel de sensibiliser les municipalités à l’importance de consolider leurs pratiques dès les phases préparatoires précédant la publication d’un appel d’offres. En effet, des étapes fondamentales, telles que la définition des besoins, l’analyse du marché et l’estimation des coûts, sont encore trop souvent réalisées de manière sommaire ou insuffisamment documentées, compromettant ainsi la qualité et la conformité des processus subséquents.

Depuis l’entrée en vigueur, le 1^er avril dernier, de la Loi sur les contrats des organismes municipaux (RLRQ c. C‑65.01), les obligations à cet égard se sont précisées. Désormais, tout organisme municipal doit, avant d’entreprendre une procédure d’attribution de contrat, procéder à une évaluation rigoureuse et documentée de ses besoins lorsque la dépense prévue atteint ou dépasse 25 000 $. Cette obligation s’applique également aux contrats d’un montant inférieur, bien qu’elle ne soit alors pas assortie d’une exigence de documentation. Cette évaluation peut par ailleurs s’inscrire dans une perspective de développement durable, en intégrant des considérations économiques, environnementales et sociales, conformément à la Loi sur le développement durable (chapitre D‑8.1.1). À cet égard, les municipalités doivent désormais prévoir, dans leur règlement sur la gestion contractuelle, des mesures favorisant l’acquisition responsable, en cohérence avec les principes énoncés à l’article 6 de cette Loi.

Critères d’évaluation préalable

Dans sa recommandation 2026-04 adressée à la Ville de La Prairie, l’AMP rappelle qu’une évaluation préalable adéquate doit notamment comprendre une analyse rigoureuse des besoins, une étude du marché permettant d’apprécier l’incidence des exigences sur la concurrence et sur le bassin de fournisseurs potentiels, ainsi qu’une estimation réaliste des coûts.

Suivant la position de l’AMP, les organismes municipaux devraient notamment retenir les principes suivants :

1. Il importe de définir clairement les besoins fonctionnels, sans présumer d’une solution technique. Une telle approche permet d’éviter les ambiguïtés et les interprétations divergentes, tout en limitant l’ajout d’exigences techniques inutiles, afin de maintenir l’appel d’offres centré sur les résultats attendus plutôt que sur une solution prédéterminée;
2. Il est nécessaire d’effectuer une analyse du marché et d’en conserver les résultats, afin de démontrer que les exigences retenues sont justifiées et cohérentes avec l’offre disponible. Cette démarche contribue également à prévenir des critères qui auraient pour effet de restreindre la concurrence à un nombre trop limité de fournisseurs;
3. Il convient d’éviter toute orientation prématurée vers un fournisseur ou une technologie en particulier, de manière à préserver l’impartialité du processus et à prévenir toute apparence de favoritisme susceptible de miner la crédibilité de la démarche;
4. Une estimation des coûts réaliste et défendable, fondée sur des données objectives, doit être préparée. Elle permet d’apprécier la pertinence des soumissions reçues, de repérer les écarts significatifs et de démontrer la rigueur du processus;
5. Enfin, il est essentiel de conserver les traces des analyses effectuées. Cette documentation constitue un élément clé pour attester du caractère rigoureux et diligent des démarches entreprises, notamment en cas de vérification ou d’intervention de l’AMP.

Spécifications quant à l’évaluation des besoins

Par ailleurs, l’évaluation des besoins doit également intégrer un ensemble d’obligations complémentaires. Les organismes municipaux sont notamment tenus de considérer, lorsque c’est applicable, les soumissionnaires provenant des territoires visés par les accords de libéralisation des marchés publics, dont l’Accord économique et commercial global entre le Canada et l’Union européenne (AECG), l’Accord de libre-échange canadien (ALEC) et l’Accord de commerce et de coopération entre le Québec et l’Ontario (ACCQO), en fonction des seuils et des types de contrats visés. Ils doivent également prévoir des mesures favorisant la rotation des soumissionnaires dans le cadre des contrats octroyés de gré à gré lorsque permis par le règlement sur la gestion contractuelle, soit ceux d’une valeur comprise entre 25 000 $ et 139 000 $. Enfin, ils doivent intégrer des mesures visant à favoriser les biens et services québécois ou canadiens, ainsi que les entreprises ayant un établissement au Québec ou ailleurs au Canada, dans le cadre des contrats conclus sur invitation ou de gré à gré.

Ainsi comprise, l’évaluation des besoins constitue une étape déterminante qui ne saurait être traitée avec légèreté. Une préparation inadéquate expose non seulement les municipalités à des risques de non-conformité, mais également à des contestations susceptibles de fragiliser la crédibilité de leurs processus contractuels.

Une équipe qui peut vous accompagner

En renforçant leur processus préalable à la procédure d’attribution des contrats, les organismes municipaux se dotent de leviers pour assurer la conformité, la transparence et l’efficacité de leurs pratiques.

Dans cette perspective, la Fédération québécoise des municipalités réaffirme son engagement à soutenir ses membres. Les membres de l’équipe du Service d’approvisionnement municipal, en collaboration étroite avec l’équipe du Service d’assistance juridique, mettent leur expertise en commun afin d’accompagner les organisations municipales et de leur permettre d’évoluer avec assurance dans cet environnement juridique complexe, en leur offrant des repères clairs et un accompagnement adapté à la réalité du milieu municipal.

Pour toute question, nous vous invitons à joindre un membre de notre équipe à ingenierie@fqm.ca.