Par Julie Therrien-Meunier
Coordonnatrice à l’approvisionnement municipal au Service d’approvisionnement municipal (SAM)
Fédération québécoise des municipalités
De nombreuses activités de veille réalisées par l’Autorité des marchés publics (AMP) sur l’acquisition d’équipements roulants par les organismes municipaux attirent l’attention sur un enjeu important de gestion contractuelle : la rédaction de devis techniques qui peuvent, volontairement ou non, orienter les appels d’offres vers un fournisseur précis. Selon l’AMP, plus de 70 % des dénonciations analysées se sont révélées fondées, ce qui constitue un rappel utile de l’importance d’une préparation rigoureuse et documentée des documents d’appel d’offres.
Les observations de l’AMP permettent d’identifier certains points de vigilance qui peuvent aider les organismes municipaux à améliorer leurs pratiques et à réduire les risques de contestation :
• Des devis rédigés en fonction de caractéristiques descriptives plutôt qu’en exigences fonctionnelles ou de performance, limitant la possibilité d’offrir des équivalences;
• La reprise de documents provenant d’autres municipalités sans validation préalable du besoin réel ou analyse du marché visé;
• Le retrait de fournisseurs qui perçoivent un risque de traitement inéquitable, réduisant ainsi la concurrence;
• Dans plusieurs appels d’offres examinés, la présence d’une seule soumission déposée, entraînant une hausse notable des coûts.
Ces éléments démontrent qu’un devis insuffisamment adapté au besoin propre de l’organisme municipal peut restreindre la concurrence et augmenter les dépenses publiques, et ce, même en l’absence d’intention de favoritisme.
Il importe de rappeler qu’ un devis dirigé n’est pas toujours le résultat d’une démarche volontaire. Il découle souvent d’un manque d’expérience ou d’une méconnaissance du cadre normatif. À cet égard, il est important de souligner que des caractéristiques trop précises, des extraits de fiches techniques de manufacturiers ou des délais de livraison irréalistes peuvent créer l’apparence, ou l’effet réel, d’un appel d’offres orienté.
Dans un marché déjà restreint, les conséquences peuvent être majeures, allant du désintérêt des fournisseurs et de la diminution du nombre de soumissions, jusqu’à des impacts plus structurants, tels qu’un frein à l’innovation, des retards liés à une plainte, la reprise éventuelle du processus, des coûts supplémentaires et, ultimement, une perte de crédibilité du processus d’acquisition.
Des principes à respecter
Afin de prévenir ces problématiques, plusieurs principes essentiels doivent être considérés :
• Décrire le besoin municipal plutôt que le produit souhaité;
• Formuler des exigences de performance ou des exigences fonctionnelles plutôt que recopier des caractéristiques techniques;
• Réaliser une analyse rigoureuse du marché avant la rédaction du devis technique;
• Choisir la stratégie d’acquisition la plus appropriée, au-delà du seul critère du prix;
• Former adéquatement le personnel responsable de la gestion contractuelle et assurer un encadrement continu;
• Documenter les décisions prises en amont, notamment l’évaluation des besoins, les justifications techniques et les choix ayant une incidence sur la concurrence.
Ces pratiques sont incontournables pour garantir la transparence, protéger l’intégrité des processus contractuels municipaux et éviter autant les recommandations formelles de l’AMP que la reprise d’un appel d’offres. Elles constituent surtout des moyens concrets de soutenir les équipes municipales dans la réalisation de leurs projets, en favorisant des processus plus ouverts, plus robustes et mieux adaptés aux besoins réels des citoyens.
Être bien accompagné pour bien se préparer
La veille de l’AMP confirme une réalité bien connue : la rédaction des devis techniques demeure un défi pour plusieurs municipalités. Pourtant, elle constitue un levier essentiel pour préserver l’intégrité du processus d’acquisition et stimuler la concurrence tout en assurant une utilisation optimale des fonds publics.
Avec l’entrée en vigueur de la nouvelle Loi sur les contrats des organismes municipaux (LCOM), le cadre actuel connaît une transformation notable dans la manière dont les organismes municipaux doivent planifier, définir et justifier leurs acquisitions. Deux éléments méritent particulièrement l’attention :
1. La réaffirmation de l’importance d’exprimer les spécifications techniques en termes de performance ou d’exigence fonctionnelle lorsque le cadre applicable le requiert. Cette exigence n’est pas entièrement nouvelle : elle était déjà présente dans le régime municipal antérieur, notamment sous le Code municipal, et elle est maintenant reprise et structurée dans le cadre de la LCOM;
2. Le renforcement de l’importance accordée au traitement équitable des plaintes, lequel doit être encadré par une procédure claire, publiée et appliquée avec rigueur par l’organisme municipal. À cet égard, les organismes municipaux disposent de moyens pour bien baliser la réception, l’analyse et le suivi des plaintes, notamment avec l’accompagnement du Service d’assistance juridique (SAJ) lorsque requis.
Ces changements placent l’évaluation des besoins au cœur du processus et renforcent la responsabilité des organismes dans la formulation de demandes claires, justifiées et équitables. Cette évaluation n’est pas seulement une bonne pratique : elle constitue une obligation prévue à l’article 18 de la LCOM, qui exige qu’un organisme municipal procède, avant d’entreprendre une procédure d’attribution, à une évaluation sérieuse de ses besoins.
Pour les fournisseurs, il s’agit d’un levier supplémentaire pour s’assurer que les règles du jeu sont équitables, alors que pour les organismes municipaux, cela constitue un rappel que chaque étape du processus doit être documentée, cohérente et défendable, afin de permettre une analyse rigoureuse favorisant une meilleure adéquation entre les objectifs réels et les solutions.
L’accent mis sur ces impératifs n’est donc pas un simple ajustement administratif, mais une occasion de renforcer les pratiques existantes, qui exige plus de collaboration interne, plus d’analyse de marché et plus de rigueur stratégique. L’évaluation des besoins devient ainsi le point d’appui d’un processus contractuel mieux documenté, plus transparent et mieux arrimé aux objectifs poursuivis par l’organisme municipal.
Dans ce nouveau contexte, rédiger des descriptions axées sur la performance ou sur les exigences fonctionnelles devient incontournable, d’autant plus que des exigences floues ou trop restrictives augmentent les risques de contestation, tandis qu’une planification plus poussée en amont permet de réduire les risques en aval.
La Fédération québécoise des municipalités (FQM) accompagne quotidiennement des municipalités de toutes tailles dans la préparation de leurs documents contractuels. Ses expert(e)s en approvisionnement offrent un soutien complet et agissent comme de véritables partenaires stratégiques pour les organismes municipaux, en complémentarité avec l’expertise juridique du SAJ lorsque les enjeux touchent l’interprétation du cadre normatif, la recevabilité ou le traitement d’une plainte, la conformité d’un processus ou la gestion des risques contractuels.
Ils peuvent ainsi analyser, réviser ou rédiger les devis administratifs et techniques, vérifier la neutralité des spécifications et transformer des caractéristiques descriptives en exigences fonctionnelles. Ils recommandent également des stratégies d’acquisition adaptées aux attentes, accompagnent les équipes techniques et veillent à prévenir toute situation susceptible de mener à un devis dirigé. Lorsque la nature du dossier le requiert, cette démarche peut être réalisée en synergie avec le SAJ, afin d’assurer une approche intégrée combinant les dimensions techniques, administratives, juridiques et stratégiques de l’approvisionnement municipal.
La FQM invite donc les municipalités à revoir leurs pratiques internes, à consulter ses spécialistes et à privilégier une approche centrée sur les requis réels plutôt que sur des équipements existants. Cette approche d’accompagnement vise à outiller les municipalités, à soutenir leurs équipes et à sécuriser leurs processus, tout en respectant leur autonomie décisionnelle.
Avant de publier vos documents d’appel d’offres, faites appel à nos expert(e)s pour réduire les risques de devis dirigé et renforcer la confiance dans vos processus contractuels. La Direction de l’ingénierie, des infrastructures et de l’adaptation aux changements climatiques de la FQM, le Service d’approvisionnement municipal (SAM) et, le Service d’assistance juridique (SAJ), peut vous guider dans la réalisation de ces démarches. Vous pouvez nous joindre à ingenierie@fqm.ca si vous désirez en savoir davantage