Par Julie Therrien-Meunier
Coordonnatrice à l’approvisionnement municipal au Service d’approvisionnement municipal (SAM)
Fédération québécoise des municipalités
De nombreuses activités de veille réalisées par l’Autorité des marchés publics (AMP) sur l’acquisition d’équipements roulants par les organismes municipaux mettent en lumière une problématique persistante : la rédaction de devis techniques qui oriente, volontairement ou non, les appels d’offres vers un fournisseur précis. Selon l’AMP, plus de 70 % des dénonciations analysées se sont révélées fondées, ce qui constitue un constat préoccupant pour l’ensemble du milieu municipal.
L’analyse de l’AMP révèle plusieurs failles récurrentes dans la préparation des documents d’appel d’offres :
• Des devis rédigés en fonction de caractéristiques descriptives plutôt qu’en exigences fonctionnelles ou de performance, limitant la possibilité d’offrir des équivalences;
• La reprise de documents provenant d’autres municipalités sans validation préalable du besoin réel ou analyse du marché visé;
• Le retrait de fournisseurs qui perçoivent un risque de traitement inéquitable, réduisant ainsi la concurrence;
• Dans plusieurs appels d’offres examinés, la présence d’une seule soumission déposée, entraînant une hausse notable des coûts.
Ces éléments démontrent qu’un devis mal structuré peut restreindre la concurrence et augmenter les dépenses publiques, et ce, même en l’absence d’intention de favoritisme.
L’AMP insiste : un devis dirigé n’est pas toujours le résultat d’une démarche volontaire. Il découle souvent d’un manque d’expérience ou d’une méconnaissance du cadre normatif. À cet égard, il est important de souligner que des caractéristiques trop précises, des extraits de fiches techniques de manufacturiers ou des délais de livraison irréalistes peuvent créer l’apparence, ou l’effet réel, d’un appel d’offres orienté.
Dans un marché déjà restreint, les conséquences peuvent être majeures, allant du désintérêt des fournisseurs et de la diminution du nombre de soumissions, jusqu’à des impacts plus structurants, tels qu’un frein à l’innovation, des retards liés à une plainte, la reprise éventuelle du processus, des coûts supplémentaires et, ultimement, une perte de crédibilité.
Des principes à respecter
Afin de prévenir ces problématiques, plusieurs principes essentiels doivent être considérés :
• Décrire le besoin municipal plutôt que le produit souhaité;
• Formuler des exigences de performance plutôt que recopier des caractéristiques techniques;
• Réaliser une analyse rigoureuse du marché avant la rédaction du devis technique;
• Choisir la stratégie d’acquisition la plus appropriée, au-delà du seul critère du prix;
• Former adéquatement le personnel responsable de la gestion contractuelle et assurer un encadrement continu.
Ces pratiques sont incontournables pour garantir la transparence, protéger l’intégrité des processus contractuels municipaux et éviter autant les recommandations formelles de l’AMP que la reprise d’un appel d’offres.
Être bien accompagné pour bien se préparer
La veille de l’AMP confirme une réalité bien connue : la rédaction des devis techniques demeure un défi pour plusieurs municipalités. Pourtant, elle constitue un levier essentiel pour préserver l’intégrité du processus d’acquisition et stimuler la concurrence tout en assurant une utilisation optimale des fonds publics.
Avec l’entrée en vigueur de la nouvelle Loi sur les contrats des organismes municipaux (LCOM), le cadre actuel connaît une transformation notable dans la manière dont les organismes municipaux doivent planifier, définir et justifier leurs acquisitions. Deux évolutions majeures se démarquent :
1. L’obligation d’exprimer les besoins en termes de performance, même dans les appels d’offres sur invitation;
2. La possibilité de déposer une plainte à l’organisme municipal pour tout processus d’acquisition, peu importe la valeur et la nature du contrat concerné.
Ces changements placent l’évaluation des besoins au cœur du processus et renforcent la responsabilité des organismes dans la formulation de demandes claires, justifiées et équitables.
Pour les fournisseurs, il s’agit d’un levier supplémentaire pour s’assurer que les règles du jeu sont équitables, alors que pour les organismes municipaux, cela constitue un rappel que chaque étape du processus doit être documentée, cohérente et défendable, afin de permettre une analyse rigoureuse favorisant une meilleure adéquation entre les objectifs réels et les solutions.
L’accent mis sur ces impératifs n’est donc pas un simple ajustement administratif, mais un changement de culture organisationnelle, qui exige plus de collaboration interne, plus d’analyse de marché et plus de rigueur stratégique. L’évaluation des besoins n’est plus une étape administrative parmi d’autres, elle devient le point d’appui à des pratiques plus transparentes et innovantes.
Dans ce nouveau contexte, rédiger des descriptions axées sur la performance devient incontournable, d’autant plus que des exigences floues ou trop restrictives augmentent les risques de contestation, tandis qu’une planification plus poussée en amont permet de réduire les risques en aval.
La Fédération québécoise des municipalités (FQM) accompagne quotidiennement des municipalités de toutes tailles dans la préparation de leurs documents contractuels. Ses expert(e)s en approvisionnement offrent un soutien complet et agissent comme de véritables partenaires stratégiques pour les organismes municipaux. Ils peuvent ainsi analyser, réviser ou rédiger les devis administratifs et techniques, vérifier la neutralité des spécifications et transformer des caractéristiques descriptives en exigences fonctionnelles. Ils recommandent également des stratégies d’acquisition adaptées aux attentes, accompagnent les équipes techniques et veillent à prévenir toute situation susceptible de mener à un devis dirigé.
La FQM invite donc les municipalités à revoir leurs pratiques internes, à consulter ses spécialistes et à privilégier une approche centrée sur les requis réels plutôt que sur des équipements existants.
Avant de publier vos documents d’appel d’offres, faites appel à nos expert(e)s pour réduire les risques de devis dirigé et renforcer la confiance dans vos processus contractuels. La Direction de l’ingénierie, des infrastructures et de l’adaptation aux changements climatiques de la FQM peut vous guider dans la réalisation de ces démarches. Vous pouvez nous joindre à ingenierie@fqm.ca si vous désirez en savoir davantage