Par Me Marie-Hélène Savard
Directrice du Service de souscription et de prévention des sinistres
Fonds d’assurance des municipalités du Québec
Construction, rénovation, agrandissement : les citoyens ont généralement l’obligation d’obtenir un permis de leur municipalité avant d’entamer certains travaux. Bien que la délivrance de permis fasse partie du quotidien de beaucoup d’officiers municipaux en bâtiment et en environnement, plusieurs erreurs risquent de survenir à ce stade, pouvant engager la responsabilité de la municipalité. Heureusement, une bonne préparation permet de prévenir la majorité de ces erreurs.
Une procédure pour l’uniformité et un aide-mémoire pour ne rien oublier
Les étapes du processus de délivrance de permis ainsi que la liste des documents requis pour chaque type de permis peuvent être longues et complexes. Afin d’éviter les erreurs, les officiers municipaux auraient avantage à se doter d’une procédure simple et claire, en plus d’élaborer un aide-mémoire mentionnant toutes les étapes et les documents nécessaires. Cette stratégie limite les oublis et uniformise le traitement des dossiers tout en permettant d’avoir un portrait plus juste de la situation avant de délivrer, ou non, un permis.
Une saine gestion documentaire pour l’efficacité et le partage de connaissances pour la continuité des dossiers
La perte d’un document accompagnant une demande de permis risque de compliquer l’analyse d’un dossier. Il en est de même si l’officier municipal responsable de l’étude du permis change entre-temps d’emploi. Son successeur pourrait avoir de la difficulté à se retrouver dans toute la paperasse et ne pas connaître un détail ou une particularité importante sur un dossier.
Une méthode de classement et de conservation standardisée aide à éviter ce genre de problème, tout en facilitant au quotidien le travail des employés municipaux du service d’urbanisme. Également, comme la succession d’employés différents dans un dossier en raison d’un roulement de personnel est souvent la cause des erreurs et omissions, un processus clair de partage de connaissances et de transfert de dossier devient source de prévention.
Des affiches de grande taille du zonage pour avoir une vue d’ensemble
Une mauvaise lecture du zonage est susceptible de causer des erreurs engendrant de graves conséquences. À titre d’exemple, un citoyen peut avoir reçu l’autorisation de construire un commerce dans une zone uniquement résidentielle. Cette situation risque d’être à l’origine d’une poursuite de plusieurs centaines de milliers de dollars contre la municipalité.
Une pratique recommandée dans le milieu consiste à installer des affiches de grande taille du zonage en vigueur dans les bureaux de la municipalité. Il pourrait s’agir, par exemple, de cartes et de plans identifiant les diverses zones du territoire et les informations relatives à chacune d’elles, comme les zones de contraintes, les zones vertes et agricoles ainsi que les usages autorisés.
Des règlements à jour pour prendre de bonnes décisions
Parfois, un permis est injustement délivré sur la base d’un ancien règlement. Un citoyen peut alors commencer ses travaux et apprendre, plus tard, qu’il n’aurait finalement pas dû obtenir l’autorisation de sa municipalité.
Le fait d’avoir à portée de main une version administrative de la réglementation en vigueur contribue à prévenir ce type d’erreur. Un règlement est modifié? Un nouveau est adopté? Il est essentiel de mettre à jour ces documents.
Faire les suivis nécessaires pour ne rien laisser au hasard
La délivrance d’un permis n’est généralement pas l’étape finale en urbanisme. En fonction de la nature des travaux, un ou plusieurs suivis, comme des visites de chantier, devraient être faits. Cette bonne pratique permet de s’assurer que le demandeur respecte les conditions du permis tout en prévenant les interprétations erronées par les citoyens.
La formation : un investissement essentiel
La méconnaissance d’une loi ou d’un règlement provincial ou fédéral risque d’engendrer des problèmes importants, comme l’autorisation d’une construction dans une zone inondable.
En suivant régulièrement des formations offertes par leur corporation et par la Fédération québécoise des municipalités (FQM), les officiers municipaux mettent à jour leurs connaissances dans différents domaines, ce qui leur permet de prendre des décisions éclairées lors de la délivrance des permis.
En cas de doute : consultez!
En cas de doute, lors de la délivrance de permis ou encore dans le cadre de demandes d’informations, n’hésitez pas à consulter des spécialistes qui pourront vous aider dans votre réflexion. Les membres de la FQM et les assurés du Fonds d’assurance des municipalités du Québec bénéficient de quatre heures de consultation annuelle sans frais avec le Service d’assistance juridique de la FQM.