Astuces pratiques pour publier votre appel d’offres sur SEAO!

02 mars 2022
Fédération québécoise des municipalités

2 mars 2022

Lorsque vous procédez à la saisie d’un avis d’appel d’offres sur le système électronique d’appel d’offres (SEAO), vous êtes appelés à entrer de l’information dans plusieurs champs.

Sur la première page, on vous demande d’entrer une catégorie. Pour l’identifier, vous disposez d’un menu déroulant où l’on vous propose un total de 31 choix (G1 à G31). Vous devez en sélectionner un, car c’est un champ obligatoire sur la page. Pour certains appels d’offres, le choix est évident, pour d’autres, ça peut l’être un peu moins. Il en va de même pour le code UNSPSC requis, qui associe le produit ou le service faisant les frais de votre démarche d’approvisionnement à une sous-catégorie identifiant de façon plus précise ce que vous souhaitez acquérir.

Pour la classification UNSPSC, vous pouvez effectuer des recherches par mots clés. Ce faisant, la base de données de SEAO vous suggère des choix parmi lesquels vous trouverez possiblement ce que vous cherchez. Vous pouvez aussi, avant de démarrer la publication de votre avis, cliquer sur Recherche avancée dans l’onglet Rechercher un avis sur SEAO, dans le but de voir les catégories et classifications UNSPSC sélectionnées sur des avis d’appels d’offres de projets comparables au vôtre.

Inscrivez les mots clés (ex. : camion de déneigement), allez dans le menu déroulant des organismes publics et sélectionnez Monde municipal.

Cliquez ensuite sur l’onglet Rechercher.

Parmi les items de la liste qui s’affiche, vous avez la possibilité de sélectionner, un à la fois, quelques appels d’offres récents faits par d’autres villes ou municipalités, en cliquant sur le numéro d’avis souligné en bleu.

Les catégories et classifications UNSPSC sélectionnées s’affichent dans le milieu de la page. Prenez-les en note, car cela facilitera votre tâche lors de la saisie de votre avis.

Vous devez entrer une date limite de réception des offres, en conformité avec les accords de libéralisation applicables pour votre appel d’offres, ainsi qu’une date limite de réception des plaintes. L’Autorité des marchés publics (AMP) met à votre disposition des outils tels que les calculateurs de délais que vous pouvez trouver en ligne sur leur site à l’adresse suivante : https://amp.quebec/outils-et-publications/. Ces calculateurs vous permettront d’effectuer des simulations et de bien calculer ces dates en respectant le cadre réglementaire applicable.

On vous demande aussi d’entrer des mots clés qui permettront aux futurs soumissionnaires de trouver votre appel d’offres ou de recevoir des alertes lors de sa publication. Il serait donc utile de choisir des mots qui représentent bien le fruit de votre démarche d’approvisionnement ou qui s’en approchent. Ainsi, si vous désirez vous portez acquéreur d’un camion de déneigement, vous pourriez, à titre d’exemple, entrer les mots suivants : camion, déneigement, neige, gratte, chemin, entretien, déglaçage, saleuse, sels, épandeur, véhicule, abrasifs, déglaçant.

Au moment de sélectionner vos documents, vous avez le choix au niveau de leur validation, soit de la laisser se faire par le SEAO ou de procéder à une autopublication. Dans le cas où le délai pour publier l’appel d’offres est court et qu’une journée fait toute la différence dans votre stratégie de publication, l’autopublication est un « as » dans votre jeu. En effet, si vous laissez la validation entre les mains du SEAO, l’appel d’offres — s’il ne contient pas d’erreurs — peut être diffusé jusqu’à 24 heures après son entrée, alors que l’autopublication, elle, rend sa publication immédiate!

Dans les deux cas, vous devez vous assurer que tous vos documents soient enregistrés dans un format ou une combinaison des formats standards suivants : lettre (8 ½ x 11), légale (8 ½ x 14) et tabloïd (11 x 17). Si une seule page n’est pas enregistrée dans un de ces formats, votre document ne sera pas publié. Donc, spécialement si vous ajoutez des plans, des dessins ou des photos, méfiez-vous et convertissez vos formats à un des standards acceptés par le SEAO!

Ce sont quelques astuces qui pourront vous aider dans la démarche de publication de votre appel d’offres. D’autres vous seront présentées dans un prochain article. SEAO offre un outil de publication qui se veut convivial, mais comme pour toute application, nous devons apprendre à connaître ses paramètres d’utilisation afin de bien le maîtriser.

ECRIT PAR :

Jean-François Rivard, p.g.c.a., MBA

Coordonnateur à l’approvisionnement municipal, direction de l’ingénierie et infrastructures de la Fédération québécoise des municipalités (FQM)