Par Mariève Dumais, conseillère en ressources humaines, et Me Sarah-Ann Dubé, avocate au Service en ressources humaines et relations du travail de la Fédération québécoise des municipalités
Vous avez sûrement déjà entendu parler de descriptions de tâches dans le cadre de votre travail. Vous vous êtes d’ailleurs probablement déjà demandé « À quoi est-ce que ça sert? » ou bien « Est-ce vraiment utile? ». Parfois, certains pensent qu’il s’agit de l’offre d’emploi, et d’autres, d’une liste de travaux à effectuer. Bref, des précisions s’imposent. Cette chronique vous permettra d’y voir plus clair.
D’abord, la description de tâches consiste à mettre par écrit, de façon structurée, non
seulement les tâches à être exécutées par l’employé occupant un poste, mais aussi les
responsabilités du poste, les qualités requises pour exercer ces fonctions et les exigences de l’emploi.
Il s’agit d’un document de référence permettant d’avoir une meilleure compréhension des postes au
sein de l’organisation, notamment en établissant les tâches réellement accomplies dans le cadre du
travail et en précisant les attentes envers l’employé occupant le poste. À cet effet, vous pouvez l’utiliser
comme base de référence lors de l’évaluation du rendement d’un employé afin d’évaluer les tâches
qui relèvent de son poste.
La description de tâches sert également de point de référence pour planifier et organiser le travail
de façon efficace. Elle permet aussi de structurer équitablement et logiquement les échelles salariales.
Plus précisément, ce document s’avère être un allié dans le cadre de l’évaluation des emplois. En ce sens,
assurez-vous d’inclure des exigences en matière de formation et d’expérience réalistes et représentatives
des réelles tâches et fonctions reliées au poste.
De plus, cet outil est indispensable au processus de dotation, puisqu’il permet de connaître et de
déterminer les compétences essentielles d’un profil de candidats pour un poste précis et d’élaborer une offre d’emploi claire et réaliste.
Alors, que retrouve-t-on principalement dans la description de tâches?
Il est de bonne pratique d’indiquer le titre du poste, le nom de l’organisation, le service ou la direction au sein du ou de laquelle se trouve le poste, les responsabilités de supervision, l’objectif du poste, les tâches essentielles, les responsabilités et certaines informations administratives pertinentes, telles que la date de création et de révision.
Pour la rédaction de vos descriptions de tâches, nous vous suggérons d’opter pour un style clair, concis et
d’éviter le superflu et les répétitions de tâches. De plus, nous recommandons de ne rédiger que les tâches
essentielles, tout en s’assurant qu’elles soient facilement compréhensibles, afin notamment d’éviter d’éventuelles problématiques quant à son interprétation.
Il faut toutefois demeurer prudents lors de la rédaction des descriptions de tâches, puisque
certaines dispositions législatives en limitent le contenu. En voici quelques-unes :
L’article 46 de la Charte de la langue française1 interdit à un employeur d’exiger, pour l’accès à un
poste, la connaissance ou un niveau de connaissance spécifique d’une langue autre que la langue officielle2, l’anglais par exemple, à moins que l’accomplissement de la tâche ne nécessite une telle connaissance. Cette interdiction s’applique tant lors du processus d’embauche, que lorsqu’une personne est en poste. Et détrompez-vous : le fait de mentionner que la connaissance de l’anglais constitue un atout pour le poste n’est pas une porte de sortie!
Advenant la nécessité d’une telle connaissance, l’employeur doit prendre tous les moyens
raisonnables pour éviter de l’imposer. Ces moyens comprennent notamment une évaluation des besoins
linguistiques réels associés aux tâches à accomplir, des exigences linguistiques déjà en place auprès
des autres membres du personnel et du nombre de postes auxquels se rattachent des tâches dont
l’accomplissement nécessite la connaissance ou un niveau de connaissance spécifique d’une autre
langue. Finalement, si après analyse, l’employeur exige une telle connaissance, l’affichage de poste
devra inclure les motifs justifiant cette exigence.
De plus, toute description de tâches doit être exempte de discrimination en lien avec les motifs visés à l’article 10 de la Charte des droits et libertés de la personne3. Toutefois, une distinction, exclusion ou préférence fondée sur les aptitudes ou qualités requises par un emploi est réputée non discriminatoire4. En effet, l’employeur a droit d’exiger une qualification particulière, dans la mesure où celle-ci constitue
une exigence professionnelle justifiée. Cependant, la frontière entre une telle exigence ou une exigence
discriminatoire est parfois difficile à tracer.
Afin de vous aider, une exigence professionnelle sera justifiée et non discriminatoire si :
- Elle a été adoptée dans un but rationnellement
lié à l’exécution du travail; - L’employeur croit sincèrement que l’exigence est
nécessaire pour réaliser ce but; - L’exigence est raisonnablement nécessaire5 pour
réaliser ce but.
Il est donc important de porter une attention particulière aux exigences de postes, et de déterminer s’il
s’agit réellement d’une exigence justifiée au sens de la Loi, ou plutôt d’une exigence discriminatoire, et ce,
même si vous agissez de bonne foi.
Par exemple, l’exigence de posséder une automobile dans le cadre d’un emploi requérant des déplacements pourrait être jugée discriminatoire. L’employeur devrait plutôt, s’il n’y a aucun autre mode de transport adéquat, exiger de détenir un permis de conduire valide et de pouvoir disposer, au besoin, d’un véhicule automobile.
Cela étant dit, la description de tâches est l’outil par excellence en matière de ressources humaines.
Utilisée à bon escient, elle vous permet d’avoir une meilleure connaissance des travaux exécutés par
vos employés, d’alléger votre travail et de gagner du temps! Pour toute interrogation ou pour l’élaboration ou la mise à jour de vos descriptions de tâches, le service en ressources humaines et relations du travail de la Fédération québécoise des municipalités est là pour vous épauler!
1 Charte de la langue française, RLRQ c. C -11.
2 Le français est la langue officielle du Québec.
3 Charte des droits et libertés de la personne, RLRQ c. C -12.
4 Ibid, art. 20.
5 Pour prouver que la mesure est raisonnablement nécessaire, l’employeur doit démontrer qu’il est impossible de composer avec les employés qui ont les mêmes caractéristiques que le candidat plaignant sans que l’entreprise subisse une contrainte excessive.