En prévision du processus d’adjudication des contrats municipaux, voici quelques conseils pour vous épargner bien des problèmes :
- Même s’il est possible d’octroyer un contrat de gré à gré, mais que le montant de la dépense estimée approche le seuil obligeant l’appel d’offres public, il est recommandé de procéder par appel d’offres public;
- Lors de la rédaction des documents d’appel d’offres, pour éviter tout problème de compréhension, assurez-vous de l’uniformité des termes utilisés. À titre d’exemple, il est fréquent de constater que les documents font référence à des mots distincts pour désigner la même chose (ex. : entrepreneur et adjudicataire). Pour assurer une certaine homogénéité et une cohérence, il est recommandé de modifier les documents en conséquence;
- Vérifiez que les informations en lien avec l’heure et la date d’ouverture des soumissions des documents d’appel d’offres soient les mêmes que celles publiées sur le SÉAO (système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec);
- Dans le cas d’un appel d’offres avec évaluation qualitative à deux enveloppes, n’oubliez pas que l’enveloppe de prix ne peut être ouverte qu’après l’analyse des soumissions par le comité de sélection, sous réserve que cette dernière ait reçu la note de passage de 70 %. Dans le cas contraire, l’enveloppe doit être renvoyée au soumissionnaire sans avoir été ouverte;
- Dans le cadre de l’analyse des soumissions déposées, la municipalité doit rejeter automatiquement une soumission qui comporte une non-conformité majeure, soit une irrégularité qui brise l’équilibre entre les soumissionnaires ou qui a un effet sur le prix soumis;
- Une municipalité ne peut contracter avec une entreprise étant inscrite sur le Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA). En conséquence, il est impératif d’aller consulter le RENA avant l’octroi d’un contrat.
Un dernier rappel en matière d’exigence de conformité des soumissions :
Pour tout contrat de construction, la municipalité doit exiger :
- Attestation de Revenu Québec (contrat de 25 000 $ et plus);
- Autorisation de l’Autorité des marchés publics (contrat de 5 M$ et plus);
- Licence de la Régie du bâtiment du Québec;
- Déclaration exigée selon votre Règlement sur la gestion contractuelle.
Pour tous les autres contrats (services professionnels, services techniques et approvisionnement), la municipalité doit exiger :
- Attestation de Revenu Québec (contrats de 25 000 $ et plus);
- Autorisation de l’Autorité des marchés publics (contrats de 1 M$ et plus);
- Déclaration exigée selon votre Règlement sur la gestion contractuelle.
Pour un accompagnement personnalisé en matière de gestion contractuelle, communiquez avec le Service d’assistance juridique de la Fédération québécoise des municipalités (FQM).