10 novembre 2021
Le 9 décembre 2021, entrait en vigueur le projet de loi No 103 Loi modifiant diverses dispositions législatives principalement aux fins d’allègement du fardeau administratif (2021, c.35).
Voici les deux principales nouveautés proposées en matière de gestion contractuelle municipale :
- Liste des contrats comportant une dépense de plus de 2 000 $
L’obligation pour une municipalité de publier sur son site internet la liste de tous les contrats comportant une dépense de plus de 2 000 $, avec un même contractant, lorsque l’ensemble de ces contrats comporte une dépense totale qui dépasse 25 000 $ pour l’ensemble du dernier exercice financier, est repoussée au 31 mars de chaque année.
[Article 3 du PL-103 modifiant le paragraphe 2o du deuxième alinéa de l’article 477.6 de la Loi sur les cités et villes, RLRQ. c. C-19]
- L’introduction du contrat d’approvisionnement à commande
Auparavant réservée aux organismes assujettis à la Loi sur les contrats des organismes publics, RLRQ c C-65.1, le projet de loi introduit au monde municipal la possibilité d’octroyer un contrat d’approvisionnement sous forme d’un contrat à commandes.
Lorsque les besoins sont récurrents, mais que la quantité des biens ou le rythme ou la fréquence de leur acquisition sont incertains, les municipalités peuvent conclure un contrat à commandes. Toutefois, cela ne les exempte pas de l’obligation de procéder à une approximation de leurs besoins puisque les nouvelles dispositions prévoient que la demande de soumission doit indiquer les quantités approximatives des biens susceptibles d’être acquis ou à défaut, la valeur approximative du contrat.
Le contrat à commandes a l’avantage de permettre aux municipalités de conclure le contrat avec plus d’un fournisseur. Dans ce cas, chaque demande (ou commande) doit d’abord être adressée au fournisseur ayant présenté le plus bas prix, ou ayant reçu le meilleur pointage. Lorsque ce dernier n’est pas en mesure d’y donner suite, la municipalité doit alors se tourner vers le second fournisseur ayant le plus bas prix, ou ayant reçu le meilleur pointage, et ainsi de suite.
Le fournisseur sollicité qui désire donner suite à la demande de la municipalité peut remplacer le bien requis à condition de le faire en offrant un bien équivalent ou en réduisant le prix demandé. Attention, cette possibilité offerte aux fournisseurs, doit rigoureusement être encadrée par la municipalité qui doit prévoir, au préalable, dans ses documents d’appel d’offres, la procédure applicable pour effectuer une telle modification, de même que le mécanisme qui permettra d’en informer les autres fournisseurs retenus.
Un exemple de contrat à commandes
Une municipalité désire moderniser son parc informatique. Le Service des technologies de l’information estime avoir besoin de se procurer 45 nouveaux ordinateurs, avec équipements et logiciels, d’ici les deux prochaines années. La dépense totale est estimée à environ 125 000 $, soit approximativement 2 775 $ par ordinateur. Puisque le parc informatique devra être renouvelé progressivement, « la fréquence de leur acquisition est incertaine ». Considérant l’évolution rapide des technologies, la municipalité décide de publier un appel d’offres sur la base d’un contrat à commandes. Au terme de l’appel d’offres, la municipalité reçoit les 3 soumissions suivantes :
- Informatinc : 2 500 $ par ordinateur incluant les équipements et logiciels;
- Le Roi du Web : 2 650 $ par ordinateur incluant les équipements et logiciels;
- Muninformatique : 2 650 $ par ordinateur incluant les équipements et logiciels.
La Municipalité décide de retenir les 2 plus bas soumissionnaires, soit les entreprises Informatinc et Le Roi du Web, et octroi le contrat en date du 1er janvier 2022.
1er scénario
Le 1er juin 2022, le directeur du Service des technologies de l’information transmet un bon de commande à l’entreprise Informatinc, plus bas soumissionnaire, pour obtenir 3 ordinateurs au plus tard le 30 juin 2022. L’entreprise informe la municipalité qu’elle ne sera pas en mesure de répondre à la demande puisqu’elle n’a pas en stock les ordinateurs requis et qu’elle ne les recevra qu’à compter du mois d’août. La municipalité se tourne alors vers l’entreprise Le Roi du Web qui accepte la demande. La municipalité doit ainsi lui payer un prix unitaire de 2 650 $ comme présenté dans la soumission de cette dernière.
2e scénario
Le 1er octobre 2022, le directeur du Service des technologies de l’information transmet un nouveau bon de commande à l’entreprise Informatinc, plus bas soumissionnaire, pour obtenir 5 ordinateurs au plus tard le 30 octobre 2022. L’entreprise informe la municipalité qu’elle ne détient pas le modèle demandé, mais propose un modèle équivalent. Comme prévu aux documents d’appel d’offres, la municipalité se réserve le droit de refuser la demande si elle considère que le nouveau produit n’est pas équivalant à celui remplacé. Si cette dernière décide d’accepter le nouveau produit, ce dernier doit être à un prix équivalent ou inférieur au prix soumis. Après analyse, la municipalité accepte l’équivalence et paie, en conséquence, 2 500 $ par ordinateur.
[Article 5 du PL-103 introduisant l’article 573.1.0.1.3 à la Loi sur les cités et villes, RLRQ. c. C-19, et article 7 du PL-103 introduisant l’article 936.0.1.3 au Code municipal du Québec, RLRQ. c. C-27.1]
N’hésitez pas à communiquer avec le Service d’assistance juridique FQM/MMQ qui peut vous accompagner dans le cadre de la rédaction et du traitement de vos appels d’offres.
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