29 juin 2021
Bien gérer son processus de gestion contractuelle a un impact direct sur les résultats que la Municipalité obtiendra dans la réalisation de ses futurs contrats. Donc, celle-ci a tout avantage à bien encadrer son processus d’acquisition lorsqu’un besoin surgit et qu’elle doit le combler.
Le ministère des Affaires municipales et de l’Habitation (MAMH) a mis sur pied un Pôle d’expertise afin de développer des outils dans le but de soutenir les municipalités dans leur processus de gestion contractuelle.
Dans le cadre de ces travaux, le Pôle a identifié douze étapes charnières dans le processus de gestion contractuelle :
- Planifier les besoins;
- Établir la stratégie contractuelle;
- Rédiger le devis de performance ou fonctionnel;
- Préparer les documents d’appel d’offres ou les documents du contrat de gré à gré;
- Constituer et instruire le comité de sélection, si le mode de passation de contrat inclut une évaluation qualitative des offres;
- Publier l’appel d’offres ou l’avis d’intention sur le SEAO;
- Ouvrir et analyser les soumissions puis procéder à l’adjudication du contrat;
- Conclure le contrat de gré à gré;
- Tenir une rencontre de démarrage selon la nature et la complexité du contrat;
- Procéder au suivi du contrat lors de son exécution;
- Ajuster le contrat et appliquer les options le cas échéant;
- Clore le contrat.
Pour aider les municipalités à utiliser efficacement ces outils, le pôle d’expertise a mis de l’avant de nouveaux formats de publication qui facilitent l’intégration des contenus par les diverses clientèles au sein des organismes municipaux.
À cet effet, le Pôle a fait développer de nouveaux gabarits de fiches d’information condensés sur deux pages. Il a également développé le concept de plusieurs fiches portant sur un même sujet, mais qui peuvent être consultées selon les intérêts de chacun. Ainsi, une série de fiches peut avoir jusqu’à trois niveaux :
- Introduction à…
- Pour en savoir plus sur…
- Enjeux stratégiques et gestion de risques en lien avec…
Ces fiches font également référence aux trois phases de la gestion contractuelle que sont :
- Définir et préciser ses besoins;
- Préparer l’appel d’offres public, procéder à sa publication et conclure le contrat;
- Gérer l’exécution du contrat.
Les phases auxquelles se réfère le sujet en question sont identifiées à l’aide de pastilles de couleur qui leur correspondent. En cliquant sur les pastilles, le lecteur se voit référé au schéma de gestion contractuelle du pôle illustrant les trois phases et les 12 étapes. L’objectif est d’amener les organismes municipaux à réfléchir à leur stratégie contractuelle en ayant ce processus global en tête.
Les premières fiches informatives portent sur le cautionnement. L’objectif de ces fiches est d’offrir aux organismes municipaux de l’information concise sur un sujet en particulier, comme celui de la caution à titre de garantie financière.
Afin de tirer bénéfice de tous les outils qui y sont disponibles et de consulter les futures publications qui y seront déposées pour vous par le Pôle d’expertise en gestion contractuelle, nous vous invitons à consulter le site suivant :
Pour plus d’information à ce sujet ou des questions sur la gestion contractuelle reliée à vos processus d’acquisition, n’hésitez pas à contacter notre service d’approvisionnement municipal!
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