24 août 2022
Conformément aux missions qui lui sont confiées par le législateur aux termes de l’article 19 de la Loi sur l’Autorité des marchés publics1 et plus particulièrement celle concernant la surveillance de l’ensemble des contrats publics, notamment les processus d’adjudication et d’attribution de ces contrats, l’Autorité des marchés publics (« AMP ») a réalisé une analyse de quelque 3 900 appels d’offres publiés entre le 1er octobre 2021 et le 31 mars 2022 par des organismes municipaux, lesquels incluent les municipalités, les offices d’habitation, les régies intermunicipales et les sociétés de transport.
L’objet de cette analyse : vérifier la conformité des différents délais devant être prévus dans le cadre d’un processus d’appel d’offres.
Le 18 août 2022, à la suite de la réalisation de ce mandat de surveillance et de la publication du Rapport de surveillance des appels d’offres du monde municipal, l’AMP diffusait un communiqué intitulé « Anomalies décelées dans les appels d’offres municipaux », faisant état des anomalies répertoriées au terme de son mandat, lesquelles sont les suivantes :
- L’absence d’une date limite de dépôt des plaintes;
- La date limite de dépôt des plaintes inscrite est non conforme;
- Le non-respect du délai minimal de 10 jours entre la date de publication de l’appel d’offres et la date limite de dépôt des plaintes;
- Le non-respect du délai obligatoire de quatre jours ouvrables entre la date de publication de l’appel d’offres et la date limite de dépôt des soumissions;
- Le non-respect du délai minimal de 15 jours entre la date de publication de l’appel d’offres et la date limite de dépôt des soumissions.
Parmi ces anomalies, celle qui revient le plus souvent est celle reliée à la non-conformité de la date limite de dépôt des plaintes, représentant 52 % des anomalies décelées. En deuxième place se retrouve l’anomalie relative au non-respect du délai obligatoire de quatre jours ouvrables entre la date de publication de l’appel d’offres et la date limite de dépôt des soumissions. Cette anomalie totalise cependant la moitié moins que l’anomalie précédente, représentant 26 % des anomalies totales décelées.
Représentant respectivement un total de 280 et de 141 dossiers, ces anomalies nécessitent que l’on s’y attarde afin de notamment diminuer les risques d’erreurs et d’omissions et les dommages qui pourraient en découler. En effet, ces constats sont fort intéressants et méritent une attention particulière dans le but d’éviter que se reproduise l’une ou l’autre de ces anomalies. Étant des délais légaux prescrits par le Règlement décrétant le seuil de la dépense d’un contrat qui ne peut être adjugé qu’après une demande de soumissions publique, le délai minimal de réception des soumissions et le plafond de la dépense permettant de limiter le territoire de provenance de celles-ci (« Règlement »), la Loi sur les cités et villes et le Code municipal du Québec, selon le cas, leur non-respect peut être lourd de conséquences.
Il est donc important de consulter celui-ci fréquemment afin de se conformer, en tout temps, aux règles en vigueur. Par ailleurs, l’AMP met à la disposition de tous, à l’adresse suivante, un calculateur de délais : https://amp.quebec/outils-et-publications/calculateur-lancement/.
Cet outil, lorsque correctement utilisé, permet au donneur d’ouvrage de contrevalider ses calculs afin de s’assurer que les délais auxquels il arrive sont exacts, et ce, avant de lancer sa publication. Plusieurs autres astuces peuvent également être mises de l’avant dans le but d’éviter de se tromper dans l’application des différents délais. Ces astuces peuvent d’ailleurs s’avérer d’une grande utilité lorsque le donneur d’ouvrage apporte, en cours de route, des modifications à sa documentation d’appel d’offres et que celles-ci ont pour conséquence de modifier les délais initiaux.
Pour de plus amples renseignements à ces sujets, contactez le Service d’assistance juridique à saj@fqm.ca.
[1] RLRQ, c. A -33.2.1.
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