Le principal objectif du règlement sur la gestion contractuelle est d’assurer aux citoyens que les sommes dépensées pour l’acquisition de biens et de services le sont conformément aux principes d’une saine administration. Ce dernier devrait être révisé par moment par les municipalités. La loi établit que tout organisme municipal doit se doter d’un tel règlement en ce qui a trait à l’adjudication des contrats municipaux, mais il est parfois mis de côté une fois adopté au conseil, alors qu’il devrait être un outil adapté à travers les années. Il y a des aspects inévitables à inclure à ce règlement et d’autres aspects plus flexibles qui méritent réflexion et appropriation.
Les municipalités ont certaines obligations quant à leur règlement de gestion contractuelle. Les questions de transparence, d’équité et de concurrence qui doivent y être abordées sont bien connues.
- Des mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres;
- Des mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme et du code de déontologie des lobbyistes;
- Des mesures ayant pour but de prévenir les gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption;
- Des mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d’intérêts;
- Des mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l’impartialité et l’objectivité du processus de demandes de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte;
- Des mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d’autoriser la modification
d’un contrat; - Des mesures pour favoriser la rotation d’éventuels contractants à l’égard des contrats qui comportent une dépense de 25 000 $ ou plus, mais inférieure au seuil de la dépense d’un contrat qui ne peut être adjugé qu’après une demande de soumissions publique, et qui peuvent être passés de gré à gré.
Mesures d’achat québécois
Le règlement doit contenir des mesures d’achat québécois aux fins de passation de tout contrat qui comporte une dépense inférieure au seuil des appels d’offres publics. Ces mesures devront favoriser les biens et services québécois ainsi que les fournisseurs, les assureurs et les entrepreneurs qui ont un établissement au Québec. Il pourrait être prévu d’accorder une marge préférentielle à un fournisseur local, d’exiger lorsque possible une certification québécoise ou des produits provenant du Québec, notamment.
Comité de sélection
C’est aussi une obligation de mentionner au règlement de gestion contractuelle que le pouvoir de former un comité de sélection est délégué à un fonctionnaire ou un employé, comme le directeur général. Une municipalité peut y apporter des précisions, comme la manière de procéder ou établir certaines exigences à respecter. Il pourrait être prévu que la hiérarchie entre les membres du comité est proscrite dans le but de viser une meilleure objectivité, entre autres.
Publication et rapport d’application du règlement
De plus, il ne faut pas oublier de publier ce règlement sur le site Web de la municipalité et de déposer au conseil municipal, une fois par année, un rapport concernant son application. Ce dernier pourrait indiquer si des modifications ont été apportées au règlement, si de la formation a été donnée à ce sujet, si des mesures ont été mises en place pour son application ou si des contrats de gré à gré ont été octroyés exceptionnellement, par exemple. C’est à la municipalité de décrire les événements marquants ou de mentionner des recommandations en lien avec ce règlement.
Modification des contrats, évolution du règlement et seuil d’appel d’offres public
Un aspect important à coordonner avec la réalité du terrain est en lien avec la modification des contrats qui doit être abordée au règlement. Les démarches et le processus décisionnel devraient laisser de la latitude aux gestionnaires tout en respectant les délégations de dépenser et en restant dans une demande accessoire qui ne modifie pas la nature du contrat. Le règlement peut apporter de la souplesse au processus, ce qui est parfois nécessaire sur un chantier ou dans le cas d’une urgence, par exemple.
Le seuil d’appel d’offres public est souvent mentionné dans un règlement de gestion contractuelle, car le sujet est la gestion des contrats et les seuils déterminent le mode de sollicitation à choisir selon le type de contrat. Or, les seuils changent à travers les années et seront révisés approximativement aux deux ans. Il peut être pertinent de mentionner au règlement que le montant du seuil d’appel d’offres public est celui établi par le ministère des Affaires municipales et de l’Habitation (MAMH) et ajusté par celui-ci, sans mentionner le montant de façon précise. Cela permet d’éliminer le risque de se retrouver avec un montant indiqué au règlement qui serait erroné. À l’inverse, indiquer un montant exact qui suit les mises à jour du MAMH permet d’être plus facile à comprendre par le public qui consulte le règlement et évite qu’il doive chercher l’information pour savoir de quel montant il s’agit. Lorsque le seuil changera et qu’on devra modifier le montant indiqué au règlement, cela pourrait être un bon moment pour faire une révision du document par le fait même. L’important est de veiller à ce que le règlement n’indique pas un seuil d’appel d’offres public inexact.
Seuil des contrats de gré à gré
Le seuil des contrats gré à gré est un choix discrétionnaire qui mérite réflexion de la part des municipalités. Il y a une grande latitude entre 25 000 $ et le seuil d’appel d’offres public que peut aborder le règlement à ce sujet. Est-ce que le gré à gré sera permis jusqu’au seuil d’appel d’offres public pour se donner cette possibilité ou ce sera un seuil différent? Le maximum pourrait être 50 000 $ en approvisionnement et 75 000 $ pour les services professionnels, sinon, au-dessus de ces seuils, il faudra procéder par appel d’offres sur invitation. Tout est envisageable. C’est à la municipalité de choisir entre transparence et flexibilité. L’appel d’offres sur invitation sera toujours une option même si le gré à gré est permis jusqu’au seuil d’appel d’offres public, selon le règlement de gestion contractuelle. Ce sont les contrats gré à gré qui sont moins encadrés et discutables.
Conclusion
Pour finir, le règlement de gestion contractuelle établit des règles à suivre en matière d’achat pour une municipalité ou une MRC. Il doit refléter la vision de l’administration et être appliqué avec rigueur. C’est un assemblage d’obligations légales et de décisions qui dicte les règles à suivre. Le but n’est pas de compliquer le fonctionnement interne, mais d’exiger une saine gestion par cet outil qui mérite qu’on s’y attarde.
Le principal objectif du règlement sur la gestion contractuelle est d’assurer aux citoyens que les sommes dépensées pour l’acquisition de biens et de services le sont conformément aux principes d’une saine administration.
La direction de l’ingénierie, des infrastructures et de l’adaptation aux changements climatiques de la Fédération québécoise des municipalités peut vous accompagner en approvisionnement municipal. Vous pouvez nous joindre à ingenierie@fqm.ca si vous désirez en savoir davantage.