Suivi des paiements pour les travaux de construction

Par Julie Therrien-Meunier
Coordonnatrice à l’approvisionnement municipal
Fédération québécoise des municipalités

Les travaux de construction peuvent représenter un défi lorsqu’il s’agit de faire le suivi des demandes de paiement, surtout lorsque l’échéancier est échelonné et que plusieurs sous-traitants et fournisseurs sont impliqués. Plus la valeur des travaux ou le nombre de spécialités est élevé, plus le suivi peut devenir complexe. Il est essentiel de considérer certains éléments pour éviter de libérer des montants trop rapidement à la demande de l’entrepreneur général. La municipalité devrait compiler les données de son côté pour obtenir une meilleure compréhension du portrait global.

Bordereau de soumission et facturation
Tout d’abord, le bordereau de soumission, qui a permis de distinguer le plus bas soumissionnaire conforme et qui constitue le contrat, devrait toujours servir de document de référence au moment de la facturation. Si une présentation différente est permise pour la facturation, elle devrait avoir été préalablement validée et approuvée par la municipalité, notamment pour s’assurer qu’il n’y ait pas d’impact au niveau de l’équité avec les autres soumissionnaires.

Par exemple, le montant total facturé doit être identique à celui obtenu en rémunération, selon les quantités compilées dans les items du bordereau. Le suivi de l’avancement basé sur les quantités est nettement plus avantageux, car il permet de suivre précisément l’avancement des travaux pour chaque item du projet. Cela devient d’autant plus essentiel pour des travaux complexes, où la municipalité pourrait recevoir plusieurs factures, parfois sur plus d’une année.

Un des avantages est que si une quantité facturée dépasse celle du bordereau original, cela peut indiquer qu’un avenant aurait dû être présenté préalablement par l’entrepreneur.
Ce dépassement pourrait éventuellement entraîner une demande de modification du contrat, qui devra être soumise au conseil municipal pour approbation.

Demandes de paiement
Ensuite, les demandes de paiement doivent généralement être autorisées par un(e) professionnel(le), tel qu’un(e) ingénieur(e) ou un(e) architecte responsable de la surveillance des travaux, ainsi que par un responsable de la municipalité, comme le (la) directeur(-trice) général(e), le (la) directeur(-trice) des travaux publics ou le (la) directeur(-trice) de l’approvisionnement.

Une fois recommandée par le (la) professionnel(le) et autorisée par les instances de la municipalité, cette dernière peut procéder au paiement de la facture correspondante. Il est fortement conseillé que le (la) professionnel(le) transmette un décompte progressif accompagné d’une recommandation de paiement dans le cadre de ce processus d’approbation. C’est également grâce à ce décompte que les retenues contractuelles peuvent être calculées. Les documents d’appel d’offres contiennent souvent une clause exigeant que 10 % soient retenus sur les montants demandés. Néanmoins, une retenue temporaire ou spéciale peut également être appliquée en cours de contrat, si elle est justifiée.

Retenue contractuelle
Par ailleurs, lorsqu’une retenue contractuelle est exigée dans les documents d’appel d’offres, elle peut inciter l’entrepreneur à remplir ses obligations lors de la réception provisoire des travaux. Habituellement,
pour libérer la moitié du montant de la retenue contractuelle, l’entrepreneur doit démontrer que les travaux sont substantiellement achevés, que les correctifs demandés par les professionnel(le)s et/ou la municipalité ont été apportés et que tous les documents préalables à la réception provisoire ont été
remis et sont conformes.

L’autre moitié de la retenue contractuelle est versée lors de la réception définitive, généralement un an après la réception provisoire (sauf si indications contraires dans le contrat). Cette approche vise à garantir que les travaux sont complétés à la satisfaction du (de la) professionnel(le) et de la municipalité, y compris les travaux correctifs pour les déficiences identifiées durant cette période.

Sous-traitants et fournisseurs
En outre, les sous-traitants et les fournisseurs ont le devoir de dénoncer leur contrat à la municipalité pour les travaux pour lesquels ils ont été mandatés par l’entrepreneur général. Ils doivent notamment
indiquer la nature de leurs travaux, le coût estimé ainsi que leurs coordonnées. Ensuite, ils doivent envoyer une quittance partielle lorsqu’ils ont reçu une partie du paiement et une quittance finale lorsqu’ils ont reçu le paiement intégral des montants qui leur sont dus. La municipalité peut ainsi s’assurer que les paiements aux sous-traitants et fournisseurs ont été effectués par l’entrepreneur. Si ces quittances ne sont pas remises par les sous-traitants ou les fournisseurs, la municipalité peut en demander une copie
directement à l’entrepreneur.

Si un sous-traitant ou un fournisseur n’a pas dénoncé son contrat dans les délais prévus, c’est-à-dire avant les travaux ou services rendus, la loi sur l’hypothèque légale ne s’appliquera pas. En revanche, pour ceux ayant respecté les exigences de ce recours légal, la municipalité doit s’assurer que l’entrepreneur général s’est acquitté de ses obligations envers les sous-traitants et fournisseurs avant de procéder au remboursement de ces travaux.

Conclusion
En conclusion, la gestion des demandes de paiement dans les projets de construction nécessite une rigueur particulière, surtout lorsque plusieurs sous-traitants et fournisseurs sont impliqués. La municipalité doit s’assurer de suivre les procédures établies, notamment en utilisant le bordereau de soumission comme référence et en validant les présentations de facturation. Le suivi basé sur les quantités permet une meilleure gestion de l’avancement des travaux et aide à identifier les dépassements nécessitant des avenants.

Les demandes de paiement doivent être autorisées par des professionnel(le)s qualifiés et accompagnées de décomptes progressifs pour garantir la transparence et l’équité. Les retenues contractuelles jouent un rôle crucial en incitant les entrepreneurs généraux à respecter leurs obligations jusqu’à la réception définitive des travaux.

Enfin, la dénonciation des contrats par les
sous-traitants et fournisseurs est essentielle pour protéger leurs droits et assurer que les paiements soient
effectués correctement. En respectant ces pratiques, la municipalité peut garantir une gestion efficace et équitable des projets de construction.

La Direction de l’ingénierie, des infrastructures et de l’adaptation aux changements climatiques de la Fédération québécoise des municipalités peut vous guider dans la réalisation de ces démarches. Vous pouvez nous joindre à ingenierie@fqm.ca si vous désirez en savoir davantage.