Par Julie Therrien-Meunier
Coordonnatrice en approvisionnement municipal | Direction de l’ingénierie, des infrastructures et de l’adaptation aux changements climatiques
Fédération québécoise des municipalités
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Les municipalités doivent sans cesse s’adapter à toutes les législations qui leur sont applicables et, généralement, ces obligations leur incombent afin de défendre les intérêts de leurs citoyens. En effet, il est nécessaire de mettre en place de nombreuses procédures pour encadrer les dépenses et le fonctionnement de ces entités administratives de proximité. Il est à noter que les contrats publics constituent un volet important qui doit être pris en compte.
L’Autorité des marchés publics (AMP) a justement été mise en place pour s’assurer de la conformité de cesdits contrats publics. Ainsi, à partir d’un certain seuil, les municipalités ne peuvent échapper à l’ouverture des marchés pour obtenir le meilleur prix, et ce, au détriment, parfois, de la qualité. La question qui se pose alors est la suivante : que faire quand surviennent des problématiques avec un fournisseur?
Il faut garder à l’esprit que l’exigence d’un appel d’offres public a été mise en place pour rentabiliser les fonds publics, mais il faut aussi réfléchir aux prérequis à indiquer au devis afin de maximiser lesdits fonds. La rédaction du devis en début de projet est primordiale pour le déroulement d’un contrat. Plusieurs outils sont utilisés pour s’assurer d’une certaine qualité de services ou de produits, comme un minimum d’expérience, des références, des certifications, des exigences techniques ou même une caution qui prouve une bonne santé financière de la part du soumissionnaire. Or, en insérant une clause concernant l’évaluation de rendement, une municipalité pourrait même avoir un recours pour son prochain appel d’offres par rapport à une mauvaise expérience. C’est le seul moyen pour exclure un soumissionnaire conforme d’une demande de prix au-dessus du seuil d’appel d’offres public décrété par le ministre.
L’utilisation de l’évaluation de rendement doit impérativement être mentionnée au devis, sinon elle ne peut être utilisée en cours de contrat. Ensuite, lorsqu’un événement survient dans le cadre du contrat, il est important de faire un rapport d’événement pour laisser la chance à l’adjudicataire de se corriger. Il faut donc documenter ce qui ne convient pas, comme une mauvaise communication, des délais inexpliqués, une lacune quant aux obligations exigées au devis, des ressources inadéquates ou un livrable non conforme, par exemple. Le dossier sera plus complet s’il y a des avis écrits, des dates reliées aux événements et des correctifs demandés. Ce rapport devra être signé par tous les intervenants et devra identifier des mesures à prendre afin de rectifier la situation. Habituellement, l’adjudicataire prendra ces avis au sérieux et les situations problématiques se règleront en cours d’exécution.
D’un autre côté, il ne faut pas oublier qu’une évaluation de rendement insatisfaisante est préjudiciable pour le fournisseur. Le respect de l’intégrité, de la transparence, de l’efficacité et de l’éthique décrivant une bonne gestion contractuelle doit être appliqué lors de l’évaluation de rendement. C’est pourquoi le responsable de l’évaluation est tenu de se baser sur des exigences contractuelles ainsi que des motifs sérieux et de proposer des opportunités d’amélioration. Il existe aussi des délais à respecter. Par exemple, l’évaluation de rendement doit être transmise à l’adjudicataire au plus tard le 60e jour suivant la fin de contrat. Par la suite, l’adjudicataire a 30 jours suivant la réception du rapport pour émettre ses commentaires à la municipalité. Le tout est transmis pour approbation au conseil et devient alors définitif, le cas échéant. De plus, il est à noter que la période maximale durant laquelle ce fournisseur pourra être écarté est de deux ans.
L’évaluation de rendement constitue donc un outil pertinent pour les municipalités. Elle est utile dans le suivi de contrat en général et permet de redresser des situations en améliorant le dialogue sur les attentes des différentes parties. Ultimement, elle peut être utilisée comme raison de refus lors du processus de sélection d’un contrat subséquent. Cette mesure dissuasive vient compléter d’autres façons de faire mieux connues, telles que les pénalités, les retenues et les cautions, qui sont des dispositions souvent utilisées. Cependant, plus globalement, l’évaluation de rendement vient traiter différents problèmes, comme le démontre le cas d’une mauvaise communication. Au fur et à mesure des échanges, le responsable de l’évaluation peut avertir le fournisseur que la communication est difficile et que le délai de réponse est insatisfaisant. Un meilleur suivi est ainsi demandé. Notons que cet indicateur serait difficilement résolu par un autre moyen que l’évaluation de rendement.
Dans un monde idéal, tous les contrats se dérouleraient bien, mais en réalité il vaut mieux prévoir une clause expliquant l’évaluation de rendement au devis, et ce, dans un cas où il deviendrait nécessaire d’utiliser une telle clause. C’est un atout de plus pour les municipalités qui veulent s’assurer d’offrir un service de qualité à leurs citoyens. Il faut, par ailleurs, bien penser à l’utiliser lorsqu’un événement se présente, à défaut de quoi sa valeur ajoutée serait compromise.
La direction de l’ingénierie, des infrastructures et de l’adaptation aux changements climatiques de la Fédération québécoise des municipalités (FQM) peut vous guider dans la réalisation de cette démarche, au besoin, ainsi que dans la réalisation de documents d’appel d’offres. Vous pouvez nous joindre à ingenierie@fqm.ca si vous désirez en savoir davantage. Au plaisir de travailler avec vous!
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Article tiré du : QUORUM, volume 49, No 2, juin 2024, p. 32-33