L’évaluation de la valeur d’un projet peut être complexe, mais il ne faut surtout pas minimiser son impact. Dès l’établissement d’un budget, l’estimation sera un paramètre important pour faire valoir son idée au conseil ou aux citoyens. Aura-t-on besoin d’emprunter? Est-ce que le montant de la dépense se qualifiera à une demande de subvention? Est-ce prévu dans les dépenses de fonctionnement? Le service des finances se servira à plusieurs reprises de cette donnée pour faire des prévisions ou des analyses.
Établir l’estimation est une étape importante qu’il ne faut pas négliger, car plusieurs décisions découlent de cet aspect dans différents services.
Le mode de sollicitation dépend d’ailleurs de ce montant. Les dépenses seront-elles assurément en dessous du seuil d’appel d’offres? Il vaut toujours mieux laisser un écart pour les imprévus, donc plus l’estimation sera précise, moins le risque d’erreur sera possible. D’après le règlement de gestion contractuelle de la municipalité, une demande de prix sur invitation ou du gré à gré sera peut-être le moyen de sollicitation à privilégier. Le montant final doit inclure les années d’option, les items optionnels ainsi que les taxes nettes.
Au moment de rédiger le devis, l’estimation permettra de déterminer les accords de libéralisation des marchés qui sont applicables et le délai minimal de réception des soumissions à respecter. D’autres clauses peuvent dépendre du montant estimé, comme exiger la licence de la Régie du bâtiment du Québec (RBQ) pour les travaux de construction au-dessus de 25 000 $, ou l’autorisation de contracter délivrée par l’Autorité des marchés publics (AMP) pour des contrats d’une plus grande ampleur. La valeur des assurances qui sera demandée à l’adjudicataire devrait être en adéquation avec l’ampleur des travaux ou des services, et les garanties devraient également être examinées en ce sens. Est-ce que le montant demandé couvrira les risques de votre évaluation?
À la fin du processus, lors de l’analyse des soumissions, un écart significatif entre les prix des bordereaux et l’estimation pourrait engendrer le rejet des soumissions. Dans cette éventualité, il faudrait donc revoir le projet dans son ensemble et se poser des questions sur la nature des différences. Le processus complet de demande de prix serait à refaire ou le projet serait à abandonner, mais quoi qu’il en soit, une bonne estimation aurait permis d’éviter ces délais. Surtout, cela aurait permis que le travail de la municipalité et des fournisseurs ne soit pas inutilisable. Une bonne pratique serait de comprendre d’où vient cet écart et de questionner les fournisseurs sur leur réalité. Une spécification qui paraît anodine peut causer une hausse des coûts surprenante. À l’inverse, une solution beaucoup moins onéreuse peut exister sans que vous le sachiez.
Un projet peut évoluer au cours du temps; prenons l’exemple de la pandémie, qui a fait exploser les prix de la main-d’œuvre et des matériaux. Les estimations affectées par l’inflation doivent être révisées avec la nouvelle réalité au moment de lancer la demande de prix. Les études d’avant-projet et la coordination avec différents intervenants peuvent reporter un projet sur plusieurs mois, voire années. Il y a alors de fortes chances que votre estimation soit à revoir au moment d’inviter le marché.
Une bonne estimation nécessite une bonne connaissance de votre besoin. C’est pourquoi le demandeur est le mieux placé pour faire l’évaluation. Cependant, il ne faut pas être trop rigide dans les demandes, sous peine de voir les prix grimper. Récolter le plus d’informations possible sur l’environnement en question peut vous sembler allonger le processus, mais en réalité vous en profiterez du début à la fin!
La direction de l’ingénierie et des infrastructures de la Fédération québécoise des municipalités peut vous guider dans la réalisation de cette démarche. N’hésitez pas à nous contacter pour vos projets en approvisionnement municipal. Vous pouvez nous joindre à ingenierie@fqm.ca si vous désirez en savoir davantage.
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