22 janvier 2019
Même s’il n’est pas possible d’être exhaustif avec un tel titre, ce texte a pour objectif de rappeler l’importance pour une municipalité de bien se préparer à l’octroi de différents contrats permettant la réalisation de travaux d’infrastructures municipaux.
Tout d’abord, rappelons que tout projet de construction engendre l’implication de plusieurs intervenants et nécessite une attention particulière de toutes les parties en ayant toujours comme objectif de payer ou d’obtenir le juste prix, d’éviter les imprévus et surtout d’éviter un litige qui s’avère à tout coup très coûteux pour tous.
Précisons également que tout projet de travaux d’infrastructures est un contrat d’entreprise régi par les articles 2098 à 2129 du Code civil du Québec1 (ci-après : « C.c.Q. »). Un contrat d’entreprise est celui par lequel l’entrepreneur s’engage envers une autre personne, le client, à réaliser un ouvrage matériel ou intellectuel moyennant un prix que le client s’oblige à payer. Le contrat octroyé suite à un appel d’offres précise ensuite les autres obligations des parties.
Notre texte vise à rappeler cinq bonnes pratiques préalables au processus d’appel d’offres, soit avant l’élaboration des documents d’appel d’offres pour l’octroi du contrat de services professionnels ainsi que pour la réalisation des travaux :
- Lors de la rédaction du devis pour les services professionnels, il est important de s’assurer des qualifications du chargé de projet et du surveillant de chantier. Au quotidien pendant le chantier, c’est eux qui s’assurent de la qualité des travaux réalisés par l’entrepreneur. Ils doivent nécessairement avoir des expériences pertinentes, connaître les plans et devis, être en mesure d’intervenir auprès de l’entrepreneur lorsque nécessaire et tenir informés les représentants de la municipalité. Selon l’ampleur des travaux, la surveillance du chantier peut se faire en résidence ou partiellement. Lors de cette prise de décision, rappelez-vous qu’il s’agit de vos yeux sur le chantier!
- Lors de la conception du projet, la municipalité devrait faire une recherche de tous les renseignements pertinents qu’elle détient et les remettre à la personne mandatée pour élaborer le projet et les plans et devis. Par exemple, elle devrait remettre les plans et devis utilisés dans des travaux antérieurs similaires sur le territoire de la municipalité et plus particulièrement à proximité du futur chantier, les études environnementales réalisées antérieurement, les registres de la municipalité sur les travaux d’entretien de la voirie et des conduites d’utilités publiques, etc. Ce principe vise à éviter qu’une municipalité se fasse reprocher sa mauvaise foi et/ou son manquement au principe du devoir d’information.
- Préalablement à la rédaction des clauses administratives du document d’appel d’offres traitant d’un délai spécifique de réalisation des travaux, la municipalité doit réfléchir sur les conséquences prévisibles d’un retard dans l’exécution des travaux. Plus une date butoir de fin de travaux est essentielle, par exemple si ce retard a un impact réel sur les finances publiques, plus la municipalité sera en mesure de prévoir des pénalités pour le non-respect du délai de réalisation des travaux. Rappelons qu’une pénalité permet aussi d’avoir un effet dissuasif sur l’entrepreneur qui évitera autant que possible d’être en retard. Cependant, une pénalité abusive peut être réduite ou annulée par les tribunaux2.
- De plus, la municipalité doit déterminer dans les clauses administratives du document d’appel d’offres les garanties qu’elle exigera de l’entrepreneur, comme les cautionnements de soumission, d’exécution et pour les gages, matériaux et services. L’une ou l’autre de ces garanties peut également faire l’objet d’un chèque ou d’une lettre de garantie bancaire. Bien que ces garanties assurent à la municipalité que si un problème survient les travaux seront réalisés, ou qu’à défaut elle sera compensée, elles ont assurément un coût qui se reflètera inévitablement dans les prix soumis. Précisions aussi que si des cautionnements étaient requis, seuls ceux émis par une compagnie d’assurance titulaire des permis appropriés au Québec devraient être acceptés.
- Enfin, nous recommandons la rédaction d’une procédure de modification des travaux et de réclamation lors de travaux imprévus dans les documents d’appel d’offres. Lorsqu’une telle procédure existe au contrat, l’entrepreneur aura l’obligation de la respecter. Notamment, l’application de cette procédure permettra à la municipalité de mieux anticiper les dépassements de coût et de s’assurer de payer le juste prix pour les nouveaux travaux autorisés. À défaut, les tribunaux sont très sévères et ce manquement emporte généralement la perte du droit d’action de l’entrepreneur3.
En conclusion, rappelons que l’objectif derrière ces quelques bonnes pratiques est d’éviter ou de limiter le risque d’un litige avec l’entrepreneur ou les autres intervenants. N’hésitez pas à obtenir des conseils auprès de vos conseillers juridiques lors de la rédaction des documents d’appel d’offres, car une fois l’appel d’offres lancé et le contrat octroyé, il est bien difficile, voire impossible, d’en modifier les termes.
[1] RLRQ, c. CCQ-1991
[2] Voir les articles 1623 et 1437 C.c.Q..
[3] Voir notamment, Construction Infrabec inc. c. Paul Savard Entrepreneur électricien inc., 2012 QCCA 2304 et 2414-9098 Québec inc. c. Pasagard Development Corporation, 2017 QCCA 1515.