Les municipalités utilisent souvent la caution comme moyen de garantir un ouvrage. Généralement, les cautions sont utilisées pour des biens ou des travaux de construction, car il existe des actifs à assurer. Un coût en ressort pour le soumissionnaire qui doit le fournir, mais l’exercice en vaut souvent la chandelle. Notamment, la santé financière est vérifiée par l’assureur, ce qui permet de s’assurer que l’entreprise est fiable. En comparaison avec le chèque ou la traite bancaire, la caution protège même les sous-traitants. Il est d’ailleurs conseillé d’afficher la caution sur un chantier afin d’en informer les sous-traitants.
Pour des contrats à long terme, il est préférable de demander un renouvellement de la caution chaque année plutôt que de prendre seulement en compte le montant total du contrat. En effet, il est difficile pour une institution financière de garantir que le soumissionnaire sera solvable dans quelques années. Or, nous ne voulons pas nuire au marché. Il serait compliqué de trouver un assureur pour la caution et difficile pour le soumissionnaire de se qualifier. Le risque n’est peut-être pas le même au cours des années. Prenez par exemple l’implantation d’un nouveau programme informatique : les problèmes ressortent beaucoup plus dans la première année! Une caution jusqu’à 100 % peut parfois être nécessaire. Le nombre de soumissionnaires sera réduit, mais le risque que les coûts augmentent et l’impact que pourrait avoir l’arrêt du travail en cours de contrat sont trop grands. C’est pourquoi certains contrats, par exemple pour les services techniques de déneigement et de collecte des déchets, peuvent mentionner un taux si élevé.
La caution est souvent demandée au devis en termes de pourcentage par rapport au prix de la soumission, afin de garder son estimation confidentielle et de permettre une couverture adéquate des prix soumis. Elle varie généralement entre 10 % et 50 %, ce qui représentera le montant maximum couvert. D’abord, la caution de soumission permet d’assurer à la municipalité que le prix soumissionné soit respecté par le soumissionnaire. Si le soumissionnaire se retire après l’ouverture des soumissions pendant la période de validité, la municipalité pourrait utiliser la garantie de soumission pour payer la différence à assumer avec le deuxième plus bas soumissionnaire conforme, c’est-à-dire la perte engendrée par son retrait. Ensuite, si une caution d’exécution, de paiement pour la main-d’œuvre et les matériaux ou d’entretien était demandée au devis, ce serait pour s’assurer que la bonne exécution du contrat soit respectée et que les sous-traitants soient payés. Par exemple, si l’adjudicataire ne remplit pas son mandat jusqu’à la fin, ou s’il ne corrige pas des déficiences exigées, la municipalité pourrait demander à la caution de pallier le surplus de dépenses occasionné par le fait d’avoir recours à un autre fournisseur.
La notion de gestion de risques liée à un projet est l’élément principal qui appuie la demande d’une caution. C’est pourquoi il faut s’assurer que l’assureur soit avisé de tout changement au contrat, que ce soit des travaux supplémentaires, des dépassements de délai ou des changements dans les risques. Par exemple, s’il faut dynamiter au lieu de seulement excaver comme prévu, cela change le risque lié au projet. Si des ajouts augmentent la valeur du contrat, la caution assure alors un plus gros montant. Il faut donc avoir conscience que la caution est un intervenant à part entière, bien qu’il soit lié au soumissionnaire ou à l’adjudicataire. C’est pourquoi il ne faut pas mettre fin au contrat lorsqu’il y a un défaut d’exécution, mais plutôt demander l’intervention de la compagnie de cautionnement. Dans tous les cas, la municipalité doit analyser si elle a une part de responsabilité, aider pour trouver des solutions et documenter les manquements de l’adjudicataire.
D’autres moyens existent pour couvrir les risques. Les retenues sont souvent utilisées pour s’assurer que les travaux soient terminés, car c’est plus facile de retenir directement un pourcentage sur le paiement jusqu’à ce que la déficience soit réglée. Les pénalités constituent un autre levier pour inciter les fournisseurs à respecter certains paramètres, comme les délais. Autrement, les assurances pour responsabilité civile générale sont assez bien connues pour les risques portés à autrui, mais les assurances professionnelles permettent de couvrir les erreurs, omissions, fautes ou négligences commises dans l’exercice de leurs fonctions. La municipalité veut s’assurer de pouvoir compter sur la connaissance et le professionnalisme de son expert, alors que la caution, dans ce cas, ne peut pas être utilisée. Il est alors recommandé de demander une preuve en même temps que la soumission, et non après l’adjudication, car le professionnel doit remplir les documents de soumission en connaissance de cause. Il y a toujours l’option de demander un chèque ou une traite bancaire au lieu d’un cautionnement, mais il faut tenir compte que cela constitue une avance de fonds pour le fournisseur. La réflexion doit donc être adaptée à leurs fonctions, qui diffèrent un peu de celles de la caution.
Le cautionnement est un bel outil pour aider les municipalités dans leur gestion de risques. Toutefois, il faut réfléchir à sa nécessité et prendre le temps d’évaluer le type et la valeur de caution qui seront demandés. Le but n’est pas de nuire au marché en voulant avoir des garanties, mais de trouver le juste milieu pour que les résultats soient atteints.
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