l’approvisionnement municipal
Fédération québécoise des municipalités
Il existe différents risques associés à un projet d’approvisionnement, que ce soit une acquisition, une construction ou un mandat professionnel. Les identifier et les analyser sont une première étape, car leurs impacts et la probabilité qu’ils surviennent pourront aider à les prioriser et à mettre en place des mesures d’atténuation.
Un des outils essentiels sur lequel il vaut la peine de se pencher est sans contredit la rédaction des documents d’appel d’offres. Bien que la rédaction soit un défi en soi, certaines clauses préviennent des situations indésirables ou, du moins, permettent d’implanter des leviers pour y remédier.
En effet, la rédaction doit être claire, concise et ordonnée pour une bonne compréhension des différentes parties concernées. Des clauses abusives, contradictoires ou floues pourraient les rendre caduques en cour de justice. Une fois le contrat accordé, ces clauses constituent le mode de fonctionnement pour l’exécution du contrat. Étant donné qu’il s’agit d’un contrat d’adhésion, les municipalités ont intérêt à consacrer temps et attention à ces obligations qu’elles dictent.
Suivi et gestion
Ainsi, la gestion du contrat doit être suivie avec rigueur, non seulement par équité envers les autres soumissionnaires, mais aussi pour documenter et pouvoir intervenir au bon moment. Il est donc indispensable d’attribuer un responsable à chaque projet, qui veillera au bon déroulement de celui-ci.
La plupart du temps, le respect des échéanciers et le suivi budgétaire sont les principaux enjeux. Afin de suivre l’avancement de la facturation d’un projet, les décomptes progressifs sont un bon indicateur à introduire aux clauses contractuelles.
La gestion du contrat doit être suivie avec rigueur, non seulement par équité envers les autres soumissionnaires, mais aussi pour documenter et pouvoir intervenir au bon moment.
Les dépassements de coûts sont ainsi répertoriés et les travaux restants mis en évidence. Le responsable de la municipalité peut alors présenter les ajouts nécessaires au conseil ou demander les quittances en temps opportun, par exemple. Souvent, un 10 % de retenue est appliqué à chaque décompte pour s’assurer que les sous-traitants seront payés ou que les travaux correctifs seront effectués en bonne et due forme. Lors de l’acceptation finale, cette retenue sera libérée. L’intérêt de cette démarche est d’agir efficacement avant qu’il ne soit trop tard pour corriger une situation malencontreuse.
Respect des échéanciers
Le respect des échéanciers constitue aussi un défi récurrent pour les municipalités. Il s’agit de trouver le juste milieu entre réalité du marché et urgence de la situation. Il peut être urgent d’acquérir un camion de déneigement, mais allouer un délai trop court qui serait irréaliste pourrait mener à des prix gonflés ou un retard dans la livraison.
Une bonne gestion en amont permet d’éviter des situations conflictuelles. Une fois le contrat adjugé, si l’application de pénalités a été abordée au devis, le responsable du contrat doit en tenir compte. Il doit suivre les indications en ce sens quant aux cas visés et à la manière de le faire. La documentation devient primordiale pour démontrer le sérieux de la démarche, car il s’agit d’un pouvoir coercitif de dernier recours pouvant être contesté devant les tribunaux. Ne pas en faire usage de façon adéquate n’est pas dans l’intérêt de la municipalité.
Le changement d’une ressource sans demande préalable transmise à la municipalité peut être une raison évoquée pour l’application de pénalités.
Modifications au contrat
Également, le changement d’une ressource sans demande préalable transmise à la municipalité peut être une raison évoquée pour l’application de pénalités. En effet, si un fournisseur a été choisi en considérant le personnel affecté au mandat, le donneur d’ouvrage se doit d’être équitable et exiger que la nouvelle ressource soit équivalente ou supérieure à celle présentée au moment du dépôt de la soumission. Le prix présenté reflétait la qualité du professionnalisme et de l’expérience de cette personne au sein de l’équipe; ce changement pourrait donc atteindre l’égalité entre les soumissionnaires et le bon déroulement du mandat. Le responsable doit être attentif à ce genre de changement, comme dans le cas d’un équipement exigé qui ne serait plus conforme en cours de contrat.
Ainsi, les modifications d’un contrat doivent faire partie des préoccupations centrales du responsable. Elles doivent être justifiées, mais sans dénaturer le contrat. Parfois, les modifications doivent être négociées. Les clauses abordant les items au bordereau deviennent centrales lors de ces ajouts et le décompte progressif pourrait aider à y voir plus clair. Une autorisation pourrait être nécessaire ou de façon extrême, l’arrêt des travaux pourrait être inévitable.
Aussi, si ce changement affecte le risque du projet, l’assureur doit en être tenu informé, le cas échéant. La caution tient souvent compte du risque du projet, donc si un événement majeur survient ou si la valeur du projet vient à augmenter, il faut penser à ce tiers intervenant, impliqué tout autant que la municipalité et l’adjudicataire. Le responsable du contrat doit avoir une vision globale des intervenants pour penser aux intérêts de chacun et documenter le plus possible les demandes de changement pour les justifier auprès des différentes autorités.
Les modifications d’un contrat doivent faire partie des préoccupations centrales du responsable.
En conclusion
Il y a plusieurs moyens qui peuvent être mis en place dans les documents d’appel d’offres pour contrôler les risques liés à un projet, autres que ceux abordés dans cet article. Le cautionnement, les assurances, les licences, l’expérience, la gestion des conflits et les cas de résiliation sont autant de façons pour les municipalités de se protéger du mieux qu’elles le peuvent et de s’assurer que le résultat soit optimal. Il y aura toujours des dossiers plus faciles que d’autres et c’est en prévoyant des mesures au devis que les municipalités peuvent prévenir ceux plus problématiques. Un suivi adéquat permettra d’appliquer une évaluation de rendement insatisfaisante dans le cas d’une mauvaise expérience ou d’octroyer des années d’options si une expérience est satisfaisante avec l’adjudicataire. C’est donc dire que l’exécution du contrat en dépend, mais les contrats subséquents également.
La direction de l’ingénierie, des infrastructures et de l’adaptation aux changements climatiques de la Fédération québécoise des municipalités peut vous guider dans la réalisation de ces démarches. Vous pouvez nous joindre à ingenierie@fqm.ca si vous désirez en savoir davantage.