Par Me Karine Daigle
Avocate | Service d’assistance juridique
Fédération québécoise des municipalités
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Si votre municipalité a sur sa table à dessin un projet d’appel d’offres à deux étapes (qualité, prix)1, avec une grille de pondération incluant le prix2 ou avec un système de pondération et d’évaluation des offres suivie de discussions et de négociations3, votre plan de travail devrait aussi comprendre une section intitulée Constitution du comité de sélection.
En effet, dans le cadre du processus d’octroi d’un contrat découlant de l’un de ces modes d’adjudication, un comité de sélection doit être mis sur pied afin que celui-ci réalise l’évaluation qualitative des offres qui seront éventuellement reçues. La constitution du comité de sélection devrait être faite avant même le lancement de l’appel d’offres, favorisant ainsi l’impartialité et l’objectivité lors de l’évaluation.
La responsabilité de former un comité de sélection incombe au fonctionnaire ou à l’employé qui s’est vu déléguer, par règlement, cette responsabilité par le conseil municipal, le tout conformément aux articles 936.0.13 du Code municipal du Québec4 et 573.1.0.13 de la Loi sur les cités et villes5.
Qui peut faire partie du comité de sélection?
Voici un résumé des règles à respecter et des bonnes pratiques à adopter en matière de constitution de comité de sélection :
- Le comité de sélection doit être composé d’au moins trois membres6;
- Les membres du conseil municipal ne peuvent, en aucune circonstance, faire partie du comité de sélection7;
- Les membres ne doivent pas être en situation de conflit d’intérêts ou avoir de lien avec les soumissionnaires; il est recommandé de leur faire signer une déclaration à cet effet;
- Les membres doivent posséder les compétences requises et les connaissances appropriées au sujet de l’appel d’offres pour procéder adéquatement à l’évaluation des soumissions;
- Il ne devrait pas y avoir de lien de subordination entre les membres afin de favoriser la libre expression de chacun d’entre eux;
- En absence d’un nombre suffisant de personnes pour constituer le comité de sélection, il est possible de désigner une ou plusieurs personnes provenant d’une autre organisation, par exemple d’une municipalité voisine.
De plus, afin d’éviter que les mêmes personnes siègent constamment aux comités de sélection, il est suggéré d’instaurer un système de rotation des membres.
Le recrutement des membres est un exercice difficile? La Fédération québécoise des municipalités (FQM) peut vous accompagner à cet égard. Elle peut notamment vous proposer des membres qui possèdent des expertises techniques variées pour siéger à vos comités.
Pour toute question ou un accompagnement personnalisé, n’hésitez pas à contacter le Service d’assistance juridique.
[1] Code municipal du Québec, RLRQ, c. C -47.1, art. 936.0.1.1 et Loi sur les cités et villes, RLRQ, c. C -19, art. 573.1.0.1.1.
[2] RLRQ, c. C -47.1, art. 936.0.1 et RLRQ, c. C-19, art. 573.1.0.1.
[3] RLRQ, c. C -47.1, art. 936.0.5 et RLRQ, c. C-19, art. 573.1.0.5.
[4] RLRQ, c. C -47.1.
[5] RLRQ, c. C -19.
[6] RLRQ, c. C -47.1, art. 936.0.1 et 936.0.1.1 et RLRQ, c. C-19, art. 537.1.0.1 et 573.1.0.1.1.
[7] Id, note 4.