Le choix du mode de sollicitation en approvisionnement municipal

Par Mme Julie Therrien-Meunier
Coordonnatrice à l’approvisionnement municipal, Direction de l’ingénierie et des infrastructures Fédération québécoise des municipalités

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La réflexion commence avec l’estimation de la dépense. Le besoin est donc défini, le projet est clair et il est temps de solliciter le marché. L’estimation permettra de connaître les limitations de nos actions. Effectivement, pour stimuler la concurrence et obtenir le meilleur prix, des normes ont été mises en place.

Le choix du mode de sollicitation est parfois inévitable, mais certaines options peuvent s’offrir aux municipalités. Il est intéressant de s’attarder aux différences de ces pratiques pour faire un choix éclairé lorsque la situation le permet.

La Loi sur les cités et villes et le Code municipal du Québec imposent certaines règles lorsque vient le moment de choisir le mode de passation d’un contrat. Les seuils sont les mêmes pour ces deux législations. Au-dessus de 25 000 $, un appel d’offres sur invitation est exigé et au-dessus du seuil de 121 200 $, un appel d’offres public est exigé. Le seuil d’appel d’offres public est révisé par le ministère des Affaires municipales et de l’Habitation (MAMH) environ aux deux ans. Étant donné que le règlement de gestion contractuelle d’une municipalité mentionne ces montants, il sera nécessaire de suivre les augmentations du ministère, sinon l’ancien seuil indiqué au règlement prévaut. Ça peut être un bon moment pour réviser le règlement de la municipalité, mais pour éviter ces changements récurrents, on peut indiquer « le seuil d’appel d’offres décrété par le ministère » ou « le seuil d’appel d’offres en vigueur ».

Le règlement de gestion contractuelle peut mentionner d’autres règles pour les dépenses entre 25 000 $ et 121 200 $ (ou le seuil d’appel d’offres en vigueur). C’est là que des choix peuvent être mis en place par la municipalité. Les ententes de gré à gré peuvent être permises jusqu’au seuil ou jusqu’à un certain montant déterminé par la municipalité, par exemple 75 000 $. Au-dessus de 75 000 $, l’appel d’offres sur invitation serait exigé. Les montants peuvent aussi être différents selon de la catégorie de la dépense (services, approvisionnement, assurance et travaux). À la municipalité de décider de sa tolérance envers l’adjudication des contrats de gré à gré. Cependant, l’appel d’offres sur invitation doit être mentionné au règlement de la municipalité; il ne s’agit pas de l’abolir.

Dans l’intérêt fondamental du citoyen, ces règles veulent tendre à exiger de la municipalité un exercice de mise en concurrence pour obtenir le meilleur prix et ainsi veiller à utiliser l’argent des contribuables avec rigueur. L’appel d’offres sur invitation permet de documenter ces démarches et d’éviter le favoritisme. C’est un choix de sollicitation plus transparent envers les citoyens et les fournisseurs. D’un autre côté, l’appel d’offres sur invitation est un exercice plus exigeant. Cela implique un devis, un délai pour la réception des soumissions de 8 jours, minimalement, une ouverture de soumissions publique et même un comité de sélection dans le cas des services professionnels.

L’option de l’adjudication de contrats de gré à gré offre plus de latitude. C’est une solution plus rapide qui nécessite moins de démarches. La réception des offres peut se faire par courriel et la procédure est moins formelle. Il n’y a pas seulement le prix ou la grille de pondération qui peuvent être pris en compte, mais aussi ce que la municipalité jugera important dans le cadre du mandat. Les avantages de la livraison, le service après-vente, la proximité, les garanties ou autres ont aussi une valeur non négligeable. De plus, la négociation est possible, puisque le processus est plus confidentiel. Le risque, dans cette situation, est de céder à la facilité d’octroyer un contrat au fournisseur habituel ou de ne pas faire les efforts nécessaires pour connaître son marché.

Au-dessus du seuil d’appel d’offres décrété par le ministère, les règles sont davantage encadrées. Les délais minimaux de réception des soumissions et les accords internationaux sont déjà établis selon le type de contrat. Les méthodes de publications et le traitement des plaintes sont d’ailleurs traités dans la Loi sur les cités et villes et le Code municipal du Québec, ainsi que plusieurs autres sujets à prendre en compte au moment de l’appel d’offres public. À noter que certaines exceptions existent concernant les seuils comme pour les organismes à but non lucratif, les assurances ou les services professionnels à exercice exclusif comme les avocats. Veuillez vous référer aux lois pour plus de détails.

Finalement, la loi permet aux municipalités d’autoriser d’autres modes de sollicitation dans leur règlement de gestion contractuelle à l’intérieur de certains seuils. Il faut trouver le juste milieu entre flexibilité et intégrité. Dans tous les cas, la rotation des fournisseurs est une notion indispensable pour évaluer les offres. Ce n’est pas nécessaire de changer constamment de fournisseurs, mais la rotation implique que la municipalité s’assure de faire le tour des possibilités. Voilà l’exercice à ne pas négliger!

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