12 janvier 2022
En ce début d’année, les gestionnaires municipaux ont tout intérêt à prévoir un calendrier détaillé des obligations de la municipalité en matière de gestion contractuelle.
Une obligation annuelle
Une des premières tâches à accomplir à ce chapitre est la publication annuelle, sur le site Internet de la municipalité, de la liste de tous les contrats comportant une dépense de plus de 2 000 $ passés au cours du dernier exercice financier complet précédent avec un même cocontractant lorsque l’ensemble de ces contrats comporte une dépense totale qui dépasse 25 000 $.
L’article 961.4 du Code municipal (ou 477.6 de la Loi sur les cités et villes) prévoient d’ailleurs le contenu détaillé qui doit apparaître sur cette liste. Ainsi, la municipalité doit rendre publics, pour chaque contrat, le nom du cocontractant, le montant de la contrepartie et l’objet du contrat.
Avant l’entrée en vigueur du PL 103, cette obligation devait être accomplie avant le 31 janvier de chaque année. Or, depuis la sanction le 9 décembre 2021 de la Loi modifiant diverses dispositions législatives principalement aux fins d’allègement du fardeau administratif, les municipalités bénéficient maintenant d’un délai supplémentaire pour constituer cette liste qui doit être publiée avant le 31 mars de chaque année.
Même si cet allègement administratif permet aux gestionnaires municipaux d’être moins pressés par le temps, il est souhaitable de ne pas attendre cette date pour constituer la liste. La mise à jour régulière d’un registre des contrats de la municipalité permet de rassembler plus rapidement ceux passés avec un même cocontractant.
Une obligation mensuelle
En outre, une municipalité doit publier en permanence, via un hyperlien sur son site Internet permettant d’accéder à ce document au Système électronique d’appel d’offres (SEAO), la liste des contrats qu’elle conclut et qui comportent une dépense d’au moins 25 000 $. Cette liste, qui doit être mise à jour au moins une fois par mois, doit inclure les renseignements prévus à l’article 961.3 du Code municipal (ou 477.5 de la Loi sur les cités et villes).
Pour mieux s’y retrouver
Plusieurs départements ou directions de service peuvent être amenés à conclure des contrats, sous réserve d’une délégation des pouvoirs de dépenser par le conseil municipal. Afin que tous les contrats se retrouvent dans la bonne liste, l’utilisation d’outils appropriés pour centraliser les données et la transmission régulière d’information entre les gestionnaires et les responsables de l’approvisionnement constituent un atout pour la personne désignée à la publication de ces listes. Également, une formation adéquate et régulière des employés œuvrant de près ou de loin dans la gestion contractuelle municipale favorise une meilleure compréhension des obligations de l’organisme et donc une collaboration plus efficace pour le respect des lois.
Pour vous aider à bien comprendre et appliquer ces dispositions législatives en matière de gestion contractuelle et de publication, n’hésitez pas à communiquer avec le Service d’assistance juridique FQM/MMQ (SAJ).
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