Par Me Cynthia Tremblay
Avocate | Service d’assistance juridique
Fédération québécoise des municipalités
L’émission des permis et des certificats est l’une des tâches municipales suscitant le plus d’interrogations, notamment en raison des nombreuses normes applicables. S’ajoutent également au processus les questions de droits acquis, l’analyse de plans et la vérification de leur conformité aux règlements municipaux ainsi qu’aux lois et règlements provinciaux, dans certains cas. Ces éléments complexifient le travail de la personne responsable du traitement des demandes de permis et certificats.
Il importe donc d’outiller adéquatement les officiers municipaux responsables de ces dossiers afin d’éviter les erreurs et omissions commises par souci de rapidité. Les municipalités ont tout intérêt à élaborer et à mettre en place des façons de faire qui permettront aux officiers d’être plus efficaces dans leur processus d’analyse, sans compromettre les obligations de diligence devant être respectées.
Étant donné que les règlements municipaux reflètent la réalité de chaque municipalité, les outils doivent être élaborés en conformité avec ceux-ci. Voici toutefois des exemples d’outils qui pourraient être mis en place par une municipalité :
- Élaborer un aide-mémoire qui sera utilisé à chaque demande de permis et classé au dossier une fois l’analyse terminée;
- Préparer des formulaires à remplir par les employés et les fonctionnaires municipaux pour chacune des étapes à franchir dans le cadre d’une analyse de demande de permis;
- Garder à portée de main une version administrative de la règlementation en vigueur et effectuer la mise à jour de celle-ci dès qu’une modification lui est apportée;
- Afficher des cartes et des plans identifiant les diverses zones du territoire et les informations relatives à chacune d’elles (zone de contrainte, zone verte/agricole, usages autorisés, etc.). Ceux-ci doivent être assez grands pour qu’on puisse y lire les détails;
- Conserver les documents selon une méthode de classement efficace et logique permettant de facilement rechercher un dossier ou un document une fois classé;
- Former les employés et les fonctionnaires municipaux régulièrement pour les garder à jour sur les procédures administratives et sur les règlements et lois en vigueur;
- Créer et mettre à jour une liste des ressources en cas de besoin.
Pour de plus amples renseignements à ce sujet, contactez les avocats spécialisés du Service d’assistance juridique de la FQM.