Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels
Pourquoi avoir adopté cette politique
La Fédération et ses organisations affiliées s’engagent à protéger les renseignements personnels qu’elles collectent et qu’elles traitent dans le cadre de ses activités. Nous savons que les renseignements que vous nous confiez sont précieux et nous sommes déterminés à tout mettre en œuvre pour les protéger.
Dans le but de mieux vous informer par cette collecte, d’assurer la confiance de toutes les parties prenantes et de faire preuve de transparence, une politique administrative en lien avec les règles de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels a été mise en place.
Quelles données collectons-nous et auprès de qui
La Fédération peut recueillir divers types de renseignements personnels dans les contextes suivants :
- Lors de votre interaction avec notre site web ou nos applications.
- Lors d’une inscription à une formation ou un webinaire.
- Lors d’une inscription à un événement.
- Lors d’un dépôt d’une candidature pour un prix.
- Lorsque vous remplissez un sondage.
- Lorsque vous remplissez un formulaire.
- Lors d’une prestation de services.
- Lors de la création d’un compte.
- Lors de la mise à jour des paramètres de votre compte.
Pour tout formulaire nous sollicitons votre accord. Vous avez le choix de donner ou de refuser votre consentement pour le traitement des données présentes dans les formulaires. Si vous ne cochez pas la case de consentement, nous ne pourrons malheureusement pas donner suite à votre demande, car nous ne serons pas autorisés à traiter ces informations.
Il est important de rappeler que nous limitons la collecte des renseignements personnels à ce qui est nécessaire pour nous aider à bien vous accompagner :
- Informations d’identification (Prénom, nom, genre, fonction, organisation, adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone).
- Informations de connexion (adresse IP, identifiant, VPN, proxies, type d’appareil, système d’exploitation, renseignements sur votre emplacement approximatif, préférences et habitudes de navigation).
- Autres informations que vous choisissez de nous fournir (référencement, raison pour laquelle vous faites affaire avec nous, préférences en matière de langue et de communication, allergie et restriction alimentaire).
Comment utilisons-nous vos données
Toujours dans le but de mieux vous accompagner, nous utilisons vos renseignements personnels pour les finalités suivantes :
- Fournir les produits ou services que vous avez demandés.
- Personnaliser votre expérience.
- Répondre à vos questions et demandes de renseignements.
- Vous informer des mises à jour, promotions et offres spéciales.
- Assurer la sécurité de nos produits, services et systèmes.
- Vous envoyer des communications.
- Vous permettre d’accéder à accéder à la zone sécurisée du site Web du Fonds d’assurance des municipalités du Québec.
La communication de vos renseignements
La Fédération s’engage à ne partager vos données personnelles qu’avec des tiers lorsque cela est nécessaire et à protéger vos intérêts en veillant à ce que les tiers respectent des normes de confidentialité et de sécurité appropriées. Toutefois, elle ne peut communiquer à des tiers tout renseignement personnel sans un consentement exprès de la personne visée sauf exception prévue à la Loi sur l’accès.
Quelles sont nos mesures de sécurité pour conserver vos renseignements
La Fédération prend toutes les mesures nécessaires pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la modification et la destruction.
Elle restreint leur utilisation aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour lequel la Fédération a obtenu le consentement, le tout sous réserve des exceptions prévues par la Loi sur l’accès. Elle limite également leur accès aux seules personnes pour lesquelles ledit accès est requis à l’exercice de leurs fonctions.
La Fédération conserve les données et documents comportant des renseignements personnels pour la durée nécessaire à l’utilisation pour laquelle ils ont été obtenus ou pour de tout délai de conservation prévu aux règles de la présente Politique ou imposé par toute loi. Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et lorsque tout délai de conservation imposé par une loi est expiré, la Fédération les détruit de façon irréversible ou les rend anonymes.
Quels sont vos droits
La Fédération respecte et prend en compte vos droits en matière de protection des données personnelles. Vous disposez de certains droits concernant vos données personnelles, notamment le droit d’accès, de les rectifier, de limiter leur traitement, de retirer votre consentement ou de vous désinscription des communications marketing. Pour exercer l’un de ces droits, nous vous invitons à communiquer avec nous au accesdocuments@fqm.ca
Modifications de la politique
La fédération se réserve le droit de mettre à jour cette politique de confidentialité à tout moment. Les modifications seront publiées sur le site Web de la FQM. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette politique pour rester informé.
Comment communiquer avec nous pour une question, un commentaire ou une plainte
Toute question, préoccupation ou demande concernant cette politique de confidentialité ou les pratiques de la FQM et de ses organisations affiliées en matière de gestion des données personnelles doit être adressée par écrit et transmise à la responsable de l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels :
Me Françoise Mercure
Fédération québécoise des municipalités
1134, Grande Allée Ouest, RC01
Québec (Québec) G1S 1E5
Tél : 418 651-3343 postes 9315
Courriel : accesdocuments@fqm.ca
Pour faire une plainte, vous devez suivre les dispositions de la politique administrative Traitement des plaintes et règlement des différends en matière d’assurance en faisant les adaptations nécessaires.
Le comité sur l’accès aux documents et la protection des renseignements personnels
Le comité, en collaboration avec le responsable de l’accès aux documents et la protection des renseignements personnels, contribue à assurer une saine gestion de la protection des renseignements personnels au sein de la Fédération. Il soutient également l’équipe dans la mise en œuvre de la présente politique.
NOTES
i Fédération désigne la Fédération québécoise des municipalités, son Fonds d’assurance des municipalités du Québec ou, dans la mesure où elle s’assujettit à la présente politique, une autre personne morale;
ii Cette politique s’applique :
- à la Fédération;
- aux filiales de la Fédération
La liste des principales filiales peut être obtenue en consultant les Règles de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de la Fédération québécoise des municipalités et ses organisations affiliées.
Mise à jour : 2023-10-20