Située au cœur de la MRC de Charlevoix-Est, à une heure de Québec, la Municipalité de Saint-Irenée vous charmera avec son paysage spectaculaire et sa vue à couper le souffle sur le fleuve Saint-Laurent. Cette Municipalité d’un peu plus de 700 habitants, faisant partie des plus beaux villages du Québec, est à la recherche de la personne idéale pour se joindre à son équipe municipale à titre d’adjoint(e) administratif(ive).
Description du poste
En étroite collaboration avec la direction générale, la personne titulaire du poste est responsable de l’ensemble des fonctions de secrétariat, de l’organisation et de l’exécution des activités cléricales requises par la direction générale et l’ensemble des services de la Municipalité. Elle réalise également des tâches reliées à la réception et à la taxation.
Principales responsabilités
Volet réception et administration
- Recevoir et transmettre les communications téléphoniques
- Traiter le courrier, les courriels et télécopies (ouvrir, trier, distribuer et envoyer)
- Accueillir et diriger les visiteurs
- Collaborer au processus d’émission et de paiement des permis
- Répondre aux diverses demandes d’informations pour les citoyens, les organismes externes, les notaires, les institutions financières et le conseil municipal
- Procéder à la photocopie, à la numérisation et à la télécopie de documents
- Procéder à l’archivage des documents selon les règles établies et en assurer un bon classement
- Classer, classifier et conserver les documents municipaux
- Procéder à la mise à jour du plan d’urgence
- Être responsable de la mise à jour du site web et des réseaux sociaux de la municipalité
- Assurer un support administratif, notamment dans la préparation de documents divers, les inscriptions au gym municipal et la réservation de salles
- Assurer un support aux élections
Volet taxation et perception :
- Apporter un soutien pour l’expédition des comptes de taxes
- Inscrire les factures à payer et dresser la liste des comptes à payer pour approbation par le conseil
- Assurer la perception des comptes de taxes et de mutations et voir à la gestion des postdatés et des avis de comptes passés dû
- Être responsable de la facturation
- Accomplir toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur
Exigences
- Posséder un diplôme d’études professionnelles en secrétariat, en bureautique, ou toute autre formation pertinente pour le poste
- Détenir un minimum de deux (2) années d’expérience dans un rôle similaire
- Maîtriser la langue française, tant à l’oral qu’à l’écrit
- Aimer le travail d’équipe et faire preuve de dynamisme
- Maitriser les principaux logiciels de la Suite Office
- Faire preuve de jugement, de discrétion et de rigueur
- Démontrer d’excellentes capacités rédactionnelles
- Avoir de l’expérience dans le monde municipal (atout)
- Connaître le logiciel CIM (atout)
*Aux fins de dotation, toute combinaison de scolarité et d’expérience professionnelle sera considérée.
Conditions de travail
Statut : Permanent, temps plein.
Date d’entrée en poste : Dès que possible.
La Municipalité de Saint-Irenée offre des conditions de travail très intéressantes comme :
Ce poste retient votre attention et vous détenez les qualités requises pour celui-ci? Veuillez nous transmettre au plus tard le 2 avril 2023, votre curriculum vitae à l’adresse suivante : dotation@fqm.ca
Bien que toutes les candidatures soient analysées avec attention, nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues. Nous vous remercions de l’intérêt manifesté pour le poste.
* L’emploi du masculin est utilisé dans le seul but d’alléger le texte.